Mitä taloushallinto on?

Taloushallinnolla tarkoitetaan kaikkia talouteen liittyviä toimia. Tähän kuuluu yritysten taloudellisten resurssien käsittely ja valvonta. Moni mieltää taloushallinnon pelkäksi kirjanpidoksi, mutta kirjanpito on vain yksi osa-alue taloushallinnossa. Kirjanpidon palveluihin usein kuuluu muitakin palveluita kuin pelkkä tositteiden kirjaaminen. Tilitoimistot, jotka näitä kirjanpidon palveluita tarjoavat, tarjoavat asiakkaan käyttöön myös ohjelmia. Nämä ohjelmat pitävät sisällään taloushallinnon toiminnallisuuksia esimerkiksi:

  • ostolaskut
  • myyntilaskut
  • matka- ja kululaskut
  • maksuliikenteen ja kassanhallinnan
  • käyttöomaisuuskirjanpidon
  • pääkirjanpidon
  • raportoinnin

Mitä kirjanpito on?

Kirjanpidolla tarkoitetaan menojen ja tulojen kirjaamista. Tämä toimii verotuksen pohjana, mutta tällä yrittäjän on tarkoitus saada hyödyllistä tietoa liiketoimintansa ohjaamiseen. Menoilla ja kuluilla tarkoitetaan kaikkia tilitapahtumia (ei pelkästään pankkitilitapahtumia), joita ovat yksinkertaisimmillaan myynti- ja ostolaskut. Kirjanpidosta säädetään sekä kirjanpitolaissa, että kirjanpitoasetuksessa.

Kirjanpito on yrityksen tärkein osa-alue, sillä se toimii kaiken pohjana. Vaikka yrittäjää itseään ei kiinnostaisi muu kuin pankkitilin saldo, on kirjanpito lakivelvoitteinen ja se tulee tehdä oikein.

Kaikki kirjanpidosta ja sen käsitteistä

Kirjanpito perustuu kirjanpitovelvollisuuteen. Kaikki yritykset ovat kirjanpitovelvollisia. Tämä tarkoittaa, että yrityksen tulee pitää kirjaa kaikista yrityksen liiketapahtumista, kuten vaikka osto- ja myyntilaskuista siten, että nämä ovat jäljitettävissä.

Tosite

Tosite on liiketapahtuman todentaja. Yksinkertaisuudessaan esimerkiksi kuitti on tosite. Tositteen tehtävä on varmentaa verottajalle, että liiketapahtuma on todenmukainen ja tapahtunut juuri silloin, kun se on ilmoitettukin. Kaikki kirjanpidossa perustuu tositteisiin, ilman niitä tapahtumia ei pystyttäisi todentamaan. Mikäli kirjanpito hyväksyttäisiin ilman tositteita, olisi esimerkiksi rahanpesu huomattavasti helpompaa. Mikäli tosite hukkuu tai sitä ei pystytä toimittamaan jostain syystä, tulee kirjanpitovelvollisen itse todentaa tapahtuma antamalla seuraavat tiedot:

  • Mitä on ostettu
  • Kuka on myynyt tuotteen/palvelun
  • Milloin ostos on tehty
  • Mihin hintaan kauppa on tehty

Hukkuneille tositteille ei ole olemassa mitään ylärajaa, mutta mikäli näitä tulee paljon tilikauden aikana, voi verottajalla herätä epäilys.

Yhdenkertainen kirjanpito

Yhdenkertaisessa kirjanpidossa tapahtumat kirjataan vain yhdelle tilille. Samaan tapaan kuin yksityishenkilö kirjaa omia menojaan ylös taulukkoon esimerkiksi palkka +2000 € ja ruoka -500€, toimii yhdenkertainen kirjanpito näin. Yhdenkertaiselle kirjanpidolle on kuitenkin ehdot. Yrityksen tulee olla toiminimi (Tmi) ja se ei saa täyttää kuin yhden seuraavista ehdoista:

  • Taseen loppusumma ylittää 100 000 €
  • Liikevaihto ylittää 200 000 €
  • Yrityksen palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä

Lisäksi yhdenkertainen kirjanpito on aina maksuperusteinen sekä kirjanpito tulee suorittaa kirjanpitolain mukaisesti eli kaikista tapahtumista tulee löytyä tositteet.

Säilytysajat yhdenkertaisessa kirjanpidossa ovat vähintään 10 vuotta tilinpäätöksissä ja vähintään 6 vuotta näihin tilinpäätöksiin liittyvissä tositteissa ja muissa varmentavista tapahtumista.

Helpoimmillaan toiminimiyrittäjä voi siis pitää kirjanpitonsa Excelissä ja säilyttää tositteet kansiossa.

Kahdenkertainen kirjanpito

Kahdenkertainen kirjanpito on se yleisempi tapa tehdä kirjanpitoa. Kaikki tapahtumat kirjataan aina kahdelle tilille. Jokaisella tilillä on aina debet ja kredit puoli eli rahan lähde ja rahan kohde. Näillä ei ole kuitenkaan juurikaan merkitystä yrittäjälle, sillä nykyaikaiset ohjelmat osaavat laittaa oikeisiin kohtiin tulot ja menot.

Miksi kahdenkertainen? Tällöin pelkästään tietyn tilin saldoa katsomalla voidaan todeta, onko asiat niin kuin kuuluisivat. Esimerkiksi Myynti-tiliä tarkastelemalla voidaan todeta, paljonko yritys on tehnyt myyntiä ja vastaavasti Osto-tiliä katsomalla saadaan ostojen rahallinen arvo selville. Tällä tavoin voidaan toimia ihan minkä tahansa tilin kanssa. Etenkin suoritusperusteisessa kirjanpidossa, on tärkeää saada myyntisaamisten ja ostovelkojen määrä nopeasti selville talouden suunnittelua ja ylläpitoa varten.

Suoritusperusteinen

Suoritusperusteisessa kirjanpidossa tapahtumat kirjataan kirjanpitoon, kun tavara tai palvelu toimitetaan. Tämä siitä syystä, että kaikki kulut ja tuotot saataisiin oikealle tilikaudelle. Esimerkiksi joulukuussa myydystä tuotteesta tulee maksu vasta seuraavana vuonna, mutta tulo on selkeästi edellisvuoden tuloa. Kaikki osakeyhtiöt joutuvat muuttamaan kirjanpidon suoritusperusteiseksi tilikauden vaihtuessa, jotta esimerkin mukainen tilanne tulisi oikein verotettua. Suoritusperusteinen kirjanpito antaa paremman tiedon yrityksen taloudellisesta tilasta, kun ostot ja myynnit näkyvät heti toimituksen jälkeen kirjanpidossa.

Suoritusperusteisen kirjanpidon tärkein huomioitava asia on arvonlisävero. Arvonlisävero tulee maksaa vaikka yritys ei olisi saanut maksua myydystä tuotteesta tai palvelusta. Vastaavasti ostetusta tuotteesta tai palvelusta saadaan arvonlisäveron palautus heti toimituksen yhteydessä. Etenkin isoja investointeja tekevä yritys hyötyy, kun arvonlisäverot saadaan suoritusperusteisessa kirjanpidossa aikaisemmin takaisin.

Maksuperusteinen

Maksuperusteisessa kirjanpidossa yritys kirjaa tapahtumat kirjanpitoon maksun tapahtuessa. Tämä on etenkin pienelle yritykselle hyödyksi, koska arvonlisävero ei tule maksuun, ennen kuin yritys on saanut siitä maksun. Ongelmaksi muodostuu talouden seuranta. Kun kirjanpitoon ei saada myynnin yhteydessä mitään kirjausta, joutuu yritys turvautumaan muihin tapoihin seurata myyntiä ja saataviaan. Maksuperusteista kirjanpitoa voi suorittaa ainoastaan yritykset, joiden liikevaihto on alle 500 000 €.

Oma-aloitteiset verot (kausiveroilmoitus)

Oma-aloitteiset verot ovat niitä veroja, joita verottaja ei erikseen määrää ja laske. Näitä ovat:

  • Arvonlisävero
  • Työnantajasuoritukset
  • Apteekkivero
  • Arpajaisvero
  • Ennakonpidätys puun myyntitulosta
  • Ennakonpidätys osakeyhtiöltä, osuuskunnalta tai muulta yhteisöltä
  • Ennakonpidätys koroista ja osuuksista
  • Ennakonpidätys osingoista ja osuuskunnan ylijäämistä
  • Lähdevero osingoista (rajoitetusti verovelvollisilta)
  • Lähdevero koroista ja rojalteista (rajoitetusti verovelvollisilta)
  • Lähdevero korkotulosta (yleisesti verovelvollisilta)
  • Vakuutusmaksuvero

Näiden verojen ilmoittaminen ja maksu tapahtuu ilmoituskuukautta toisena seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä. Arvonlisäverot voidaan ilmoittaa ja maksaa joko kuukausittain, neljännes vuosittain tai vuosittain. Arvonlisäverot maksetaan myös ilmoituskauden jälkeisen kuukauden 12. päivään mennessä. Esimerkiksi tammikuun arvonlisäverot pitää ilmoittaa ja maksaa viimeistään maaliskuun 12. päivä.

Oma-aloitteisten verojen ilmoittaminen kuuluu yleensä kirjanpidon kuukausihintaan. eCount palveluun tämä kuuluu, jotta yrittäjän ei tarvitse huolehtia turhasta. Katso, mitä kaikkea kuukausihinta pitää sisällää.

Tilinpäätös

Tilinpäätös yksinkertaisuudessaan kertoo yrityksen edellisen vuoden kannattavuuden ja varallisuuden. Siinä koostetaan kaikki kirjanpidon tapahtumat yhteen paikkaan. Tilinpäätös on laissa määritetty ja kaikki osakeyhtiöt ovat velvollisia tilinpäätökseen. Tilinpäätös on julkinen ja siitä tulee toimittaa Patentti- ja rekisterihallinnolle jäljennös, joka on sitten kaikkien saatavilla. Tässä ajatuksena on, että asiakkaat, kilpailijat ja viranomaiset saavat tiedon yrityksen taloudellisesta tilasta, jotta yritysten avoimuus säilyy.

Suomessa tilinpäätökseen kuuluvat seuraavat dokumentit:

  • Tuloslaskelma
  • Tase
  • Näiden liitetiedot
  • Rahoituslaskelma
  • Toimintakertomus

Pien- ja mikroyrityksiltä ei vaadita rahoituslaskelmaa, eikä toimintakertomusta. Pien- ja mikroyritykset voivat myös esittää lyhennetyn tuloslaskelman, jossa liikevaihto esitetään yhtenä kohtana ns. bruttotuloksena. Tässä etuna on, että yrityksen liikevaihto ja myyntikate jäävät yrityksen omaan tietoisuuteen.

Mikroyritys

on sellainen yritys, jolla seuraavista asioista täyttyy enintään yksi kohta:

  • Yrityksen taseen loppusumma 350 000 euroa
  • Yrityksen liikevaihto 700 000 euroa
  • Yrityksen tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 10 henkilöä

Pienyritys

Seuraavista kohdista pienyrityksellä täyttyy enintään:

  • Yrityksen taseen loppusumma 6 000 000 euroa
  • Yrityksen liikevaihto 12 000 000 euroa
  • Yrityksen tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 50 henkilöä

Tuloslaskelma

Tuloslaskelma kertoo yrityksen tuloksen edellisiltä vuosilta. Siitä käy ilmi tilikaudelle kuuluvat tuotot ja kulut. Tuloslaskelman lopusta löytyy yrityksen tulos eli voitto tai tappio. Tuloslaskelman tehtävä on kertoa, kuinka yrityksen tulos on syntynyt. Tästä syystä tuloslaskelma tulee esittää tuloslaskelmakaavaa noudattaen.

Tase

Tase kertoo yrityksen varat ja velat. Taseessa näkyvät myös edellisten vuosien voitot ja tappiot, minkä vuoksi se antaa paremman kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta, kuin pelkkä tuloslaskelma. Taseessa on kaksi puolta: Vastaava ja vastattava. Vastaava puoli kertoo yrityksen varallisuuden ja vastattava puoli taas rahoituksen eli yksinkertaisesti velat.

Lyhennetyn taseen kaava:

Vastaavaa

  • Pysyvät vastaavat
  • Vaihtuvat vastaavat

Vastattavaa

Taseessa vastaava ja vastattava puoli ovat aina samansuuruiset, koska omaisuus on aina täytynyt jotenkin rahoittaa. Esimerkiksi jos yritys on ostanut 100 000€ koneen, on se täytynyt rahoittaa joko velalla, tai omalla rahalla, tällöin vastaavaan tulee koneisiin ja kalustoon 100 000€ ja vastattavaan vieraaseen pääomaan 100 000€.

Veroilmoitus

Verottaja tarvitsee tiedon yrityksen tuloista, menoista ja vähennettävistä kuluista. Veroilmoitus tulee antaa neljän kuukauden sisällä tilikauden viimeisen kuukauden päättymisestä. Yleensä tilikausi on kalenterivuosi, mutta mikäli tilikausi päättyy keskellä kuukautta, saadaan tästä hieman lisää aikaa veroilmoituksen jättöön. Esimerkiksi tilikausi, joka päättyy 15.6., tarvitsee veroilmoitus jättää viimeistään 31.10.

Veroilmoitus voidaan tehdä suoraan OmaVerossa joko lomakkeella 6B, jos kyseessä on osakeyhtiö, tai lomakkeella 5, mikäli kyseessä on toiminimi. Tilitoimiston palveluihin kuuluu sovitun hinnaston mukaisesti sekä tilinpäätös, että veroilmoitukset, koska kirjanpito-ohjelmassa on ajantasainen tieto ja mahdollisuus lähettää tiedot suoraan ohjelmasta verottajalle. Tämä helpottaa yrittäjän arkea, kun enää ei tarvitse etsiä ja miettiä, mihin kohtaan mikäkin kulu kuuluu lomakkeella.

Perinteinen vs Sähköinen kirjanpito?

Perinteistä kirjanpitoa, jossa tositteet liikkuvat fyysisesti paperisena, ei voi suositella kenellekkään. Perinteisessä kirjanpidossa tositteet toimitetaan joko postitse tai sähköpostilla, jolloin pelkästään näiden tietojen syöttäminen kirjanpidon ohjelmaan vie aikaa (tämän ylimääräisen ajan maksaa aina asiakas). Tämä tarkoittaa viivettä, jolloin yrityksen taloutta ei voida seurata reaaliajassa.

Sähköisessä taloushallinnossa kaikki palvelut löytyvät yhden ohjelman alta. Hoidat esimerkiksi laskutuksen, rekisterien ylläpidon ja raportoinnin samasta ohjelmasta. Tällöin yrityksen toiminta virtaviivaistuu, kun voidaan seurata tuotteiden myyntiä aina tarjouksesta kirjanpitoon saakka reaaliajassa. Sähköistä taloushallintoa voidaan vielä tehostaa automaation avulla, jolloin kirjanpitäjä ainoastaan tarkastaa aineiston. Tämä tuo lisää säästöä yrityksille.

Lue lisää sähköisestä taloushallinnosta.

Lue mitä kaikkea eCountin palveluhin kuuluu tästä.

Pienten ja uusien yritysten kirjanpito

Pienillä ja uusilla yrityksillä on huomattava etu jo pidempään toimineisiin ja suuriin yrityksiin verrattuna. Tämä etu on joustavuus. Monilla suuremmilla yrityksillä on ollut jo vuosia käynnissä toiminnan uudistaminen etenkin ohjelmien, kuten toiminnanohjausjärjestelmien osalta. Kun asioita on tehty vuosikymmeniä paperille tai omiin vaihtoehtois järjestelmiin, siirtyminen nykyaikaan on paljon resursseja ja aikaa (yleensä kuukausia) vievä. Pienillä ja uusilla yrityksillä on mahdollisuus tehdä asiat alusta asti nykyaikaisesti eli tässä tapauksessa sähköisesti. Alkukustannuksia ei juurikaan ole, kun siirrettäviä tietoja on vähän tai ei ollenkaan. 

Vastaperustettujen ja pienten yritysten resurssit ja intressit ovat yleensä sidottuna varsinaiseen liiketoimintaan. Sen lisäksi pitäisi samalla miettiä myös, kuinka asiat toimivat kulissien takana. Tämä kaikki on luonnollisesti pois yrityksen tuottavuudesta. Kirjanpito ei ole monimutkaista, vaikka se sellaisena voidaankin nähdä, vaan yksinkertaisuudessaan siinä pidetään kirjaa yrityksen menoista ja kuluista. Monimutkaisen ja aikaa vievän siitä tekee erinäköiset ilmoitukset viranomaisille esimerkiksi:

  • Veroilmoitus ja tilinpäätös
  • Viranomaisilmoitukset määräpäivineen
  • Matkakulujen vähentäminen kirjanpidossa
  • Edustuskulujen ja markkinointikulujen erottelu ja vähentäminen
  • Kirjanpito- ja verotuslainsäädännössä tapahtuvat muutokset
  • Kirjanpitomateriaalien säilytys lain vaatiman ajan.

Monen aloittavan yrityksen on tärkeintä säästää rahaa sieltä, mistä pystyy. Käytännössä ei ole kuin muutama tilanne, joissa kannattaa säästää kirjanpidosta tekemällä se itse:

  • Toiminta on pientä
  • Tapahtumia ei ole paljoa
  • Yrittäjä tuntee kirjanpidon hyvin

Mikäli yritystoimintaa on tarkoitus kasvattaa tai se on pääsääntöinen tulonlähde, ei kirjanpidosta kannata säästää. Jo muutamankin tunnin käyttäminen tähän kaikkeen voi tulla kalliimmaksi kuin kirjanpidon ulkoistaminen. Kirjanpitoa ei myöskään voi tehdä ilman ohjelmistoa ja tämä lisää myös kustannuksia. Kaikkien näiden asioiden muistaminen ja hoitaminen ajaa yrittäjän ulkoistamaan kirjanpitonsa.

Kirjanpidon ulkoistaminen tarkoittaa käytännössä, että yrittäjän ei tarvitse tietää itse kirjanpidosta mitään. Samaan tapaan kuin suurin osa vie autonsa korjaajalle, voi tämän ajatuksen siirtää kirjanpitoon. Varsinkin, jos kyseessä on nykyaikainen tilitoimisto, on yrittäjän vastuulla käytännössä vain oikeiden laskujen lähettäminen oikeille asiakkaille ja ostolaskujen oikeellisuuden tarkistaminen. Tämän jälkeen tapahtuvat viennit kirjanpitoon eivät vaadi mitään ymmärrystä. Nämä tiedot näkymät sitten erinäköisten raporttien muodossa.

eCountin perusperiaate on tarjota ohjelmat uusille ja pienille yrityksille, tekoäly ja automaatio hoitavat kirjanpidon. Mitään ylimääräistä ei vaadita yrittäjältä, vaan kaikki toimii taustalla esimerkiksi kun lähetät laskun, niin automaatio vie tämän suoraan kirjanpitoon.

Mitä kirjanpito maksaa?

Kirjanpitoon on olemassa ilmaisia ohjelmia. Excel on yhdenkertaiseen kirjanpitoon hyvä välinen ja tähän löytyy myös valmiita pohjia. Myöskin kahdenkertaiseen kirjanpitoon on olemassa ilmaisia ohjelmia, kuten Tilitin. Ilmaiset ohjelmat ovat hyviä, jos tavoitteena on saada kirjanpito vain hoidettua ja sen osaa itse tehdä. Näissä ilmaisissa ohjelmissa ei ole kuitenkaan mitään muuta. Tämä tarkoittaa, että yrittäjän täytyy etsiä muualta muut tarvittavat ominaisuudet esimerkiksi laskutus.

Hyvänä perussääntönä kirjanpitoon kannattaa varata 100€ kuukaudessa. Tämän edullisemminkin pääsee, mutta hinnalle on aina jokin syy. 

Yksi tärkeimmistä tekijöistä tilitoimistoa valittaessa on yleensä hinta. Varsinkin uusille ja pienille yrityksille on tärkeää, että saadaan säästettyä rahaa. Hinnoittelu tapahtuu tosite-, tunti- tai kuukausihinnoittelulla. Mikäli tiedät, kuinka paljon aikaa yrityksesi tapahtumien läpikäynti kestää tai tiedät tarkalleen, kuinka paljon tositteita yrityksessäsi syntyy kuukaudessa, voit laskea kirjanpidon hinnan. Useimmissa tapauksissa tämä ei ole mahdollista, esimerkiksi uusien yritysten on vaikea ennakoida tulevia tapahtumia ilman mitään vertailukohtaa. Sama pätee myös kasvaviin yrityksiin, joiden on vaikea ennustaa tulevaa. Tositteiden määrä saattaa myös yllättää, esimerkiksi joka kuukausi täytyy varata muutama tosite ALV-kirjauksiin.

Tuntihinnoittelu vaikuttaa alkuun kaikista reiluimmalta tavalta hoitaa kirjanpito, mutta ongelmaksi voi muodostua ennakoitua suuremmat selvittelyä vaativat työt, jolloin hinta voi karata paljon ennakoitua suuremmaksi. Tuntihinnoittelu on lähestulkoon kaikissa yrityksissä 60€ tunnilta. Tällä hinnoittelumallilla tilitoimiston ei ole järkevää automatisoida tehtäviään, vaan saada asiakkaalta kaikki mahdollinen hoidettavaksi. Esimerkiksi yhden saapuvan laskun käsittely vie yli 10min.

Tämä jättää järkevimmäksi vaihtoehdoksi kiinteähintaisen hinnoittelun. Tällöin yrityksen on helppo budjetoida kirjanpito. Tässä hinnoittelumallissa on myös selkeä jako tilitoimiston ja yrityksen välisessä työnjaossa. Osassa yrityksissä on käytössä alkaen-hinnat, joten kannattaa aina varmistaa, mitä kuukausihintaan oikeasti kuuluu. Tästä voit lukea tarkemmin ajatuksiani alkaen hintojen ongelmista.

Hintoihin lisätään myös tapahtumamaksut, jotka ovat usein piilotettuina. eCountin hinnaston kokonaisuudessaan löydät aina verkkosivuilta. Katso hinnasto.

Yrityksen mukana kasvu

Tilitoimistoa valittaessa on hyvä pitää mielessä oman yrityksen kasvu. Mikäli yritys tähtää kasvuun, on hyvä valita tilitoimisto sen mukaan, miten se pystyy kasvamaan yrityksen mukana. Kasvun mukana yrityksellä tulee tarve erinäköisille lisäominaisuuksille. Esimerkiksi asiakkuudenhallinta voisi olla ensimmäinen lisäominaisuus, kun pelkkä yhteystietoluettelo ei enää riitä. Tällöin joudutaan usein etsimään toinen ohjelma, joka monimutkaistaa toimintaa. Tässä tilanteessa yksinkertaisin vaihtoehto on ottaa yhteyttä tilitoimistoon ja kysyä, pystyykö ohjelman toiminnallisuutta laajentamaan. Mikäli tilitoimistolla on käytössä puhdasverinen kirjanpito-ohjelma, ei toiminnallisuuksien lisääminen ole mahdollista. 

Voit lukea eCountin taustalta löytyvästä suomalaisesta Lemonsoft ohjelmasta, ja mitä kaikkea on mahdollista lisätä eCount palveluun, täältä.

Kirjanpito yhteenvetona

Vaikka kirjanpito onkin helpompaa kuin mitä sen annetaan ymmärtää olevan, ei sen tekeminen itse ole kuitenkaan aina se järkevin vaihtoehto. Nopeana kertauksena, miksi kirjanpito on hyvä ulkoistaa:

  • Säästät aikaa ja rahaa
  • Kirjanpito tulee tehtyä oikein
  • Saat ohjelman yritystoimintasi seuraamiseen ja kehittämiseen