Tietosuojaseloste

Henkilökohtaisten tietojen kerääminen ja käyttö

Henkilökohtaisia tietoja ovat tiedot, joita voi käyttää yksittäisen henkilön tunnistamiseen tai yhteyden ottamiseksi henkilöön. Henkilö voi kieltää tietojensa käytön eCount Tililitoimistopalvelut Oy:lta, mutta tällöin tuotteiden ja palvelujen käyttö voi vaikeutua merkittävästi, tai osoittautua joissain tilanteissa mahdottomaksi.

eCount Tililitoimistopalvelut Oy kerää ja käsittelee asiakkaiden, asiakkaiden eCount Tililitoimistopalvelut-käyttäjien ja yhteyshenkilöiden, sekä eCount Tililitoimistopalvelut Oy:n työnhakijoiden tietoja.

eCount Tilitoimistopalvelut Oy kerää ja käsittelee tilitoimistoasiakkaan tunnistamiseen ja toiminnan arviointiin liittyvät tiedot, siten kuin laissa 444/2017 edellytetään.

Henkilökohtaiset tiedot

Kun henkilö alkaa käyttää eCount Tililitoimistopalvelut-järjestelmää, hänelle luodaan eCount Tililitoimistopalvelut-järjestelmän aktivointitapahtumalla käyttäjätunnus järjestelmän käyttöä varten. Käyttäjätunnukseen liittyvät henkilön tiedot ovat henkilön nimi, yrityksessä henkilölle luotu käyttäjätunnus, henkilön työsähköpostiosoite, sekä joissain tapauksissa henkilön työpuhelinnumero ja asematunnus yrityksessä.

Miten käytämme henkilökohtaisia tietoja

eCount Tililitoimistopalvelut Oy käyttää asiakkaittensa henkilöstön tietoja eCount Tililitoimistopalvelut Oy:n ja asiakkaan välisen suhteen hoitamiseen. Esimerkkejä käyttötarkoituksista:

• eCount Tililitoimistopalvelut-järjestelmän käyttäjäpohjaisen laskutusperusteen todentaminen.
• Henkilön tunnistaminen asiakastuki- ja asiakaspalvelutilanteissa.
• eCount Tililitoimistopalvelut-järjestelmän käyttöön ja muihin asiakassuhdetta koskeviin asioihin liittyvä tiedottaminen ja markkinointi.

Saatamme käyttää henkilökohtaisia tietoja myös eCount Tililitoimistopalvelut Oy:n sisäisiin tarkoituksiin, kuten tarkastuksiin, tietojen analysointiin ja tutkimukseen, jotta voimme parantaa tuotteitamme, palvelujamme ja asiakasviestintäämme.

Muiden kuin henkilökohtaisten tietojen kerääminen ja käyttö

Keräämme tietoja lokitiedostoihin myös muodossa, jota ei ole suoraan mahdollista liittää tiettyyn henkilöön. Saatamme käyttää tällaista tietoa mihin tahansa tarkoitukseen. Muita kuin henkilökohtaisia tietoja ovat esimerkiksi:

• URL-osoitteet, IP-osoitteet ja kellonajat, joita keräämme mahdollisten väärinkäyttöyritysten toteamiseksi ja tietoturvan parantamiseksi.
• Selainohjelman tyyppi, kieli ja aluetiedot, joita keräämme tuotteiden ja palvelujen kehittämiseksi.
• Tuotteittemme ja palvelujemme käyttötavat, joita keräämme tuotteiden ja palvelujen kehittämiseksi.
• Tuotteittemme muodostamat virheilmoitukset, joita keräämme tuotteiden kehittämiseksi.
• Evästeet ja muut verkkosivustotekniikat, joiden avulla pyrimme parantamaan viestintäämme ja kohdentamaan markkinointiamme.

Muita kuin henkilökohtaisia tietoja käsitellään henkilökohtaisina tietoina tämän tietosuojakäytännön mukaisesti, jos tieto yhdistetään henkilökohtaisiin tietoihin.

Tietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille

Kolmansilla osapuolilla ei ole pääsyä eCount Tililitoimistopalvelut Oy:n käyttämiin järjestelmiin tai tietokantoihin, joissa henkilötietoja käsitellään. eCount Tililitoimistopalvelut Oy saattaa luovuttaa henkilökohtaisia tietoja strategisille kumppaneilleen, jotka tarjoavat omia tuotteitaan ja palvelujaan yhteistyössä eCount Tililitoimistopalvelut Oy:n kanssa. Tällaisissa tilanteissa on esimerkiksi kyse joko eCount Tililitoimistopalvelut Oy:n tai kumppanin tuotteen tai palvelun käyttöön liittyvästä teknisen integraation siirtämästä tiedosta tuotteiden tai palveluiden välillä. eCount Tililitoimistopalvelut Oy saattaa luovuttaa kumppanille henkilön yhteystietoja myös asiakaspalvelu- tai muuta viestintää varten.

eCount Tililitoimistopalvelut Oy saattaa joutua luovuttamaan henkilökohtaisia tietoja myös lakisääteisesti, joko oikeustoimiin liittyen tai viranomaisten pyynnöstä. eCount Tililitoimistopalvelut Oy saattaa luovuttaa henkilökohtaisia tietoja myös liiketoiminnan uudelleenorganisoinnin, yhdistymisen tai myynnin yhteydessä em. toimeen liittyvälle kolmannelle osapuolelle.

Henkilökohtaisten tietojen suojaus

eCount Tililitoimistopalvelut Oy suhtautuu henkilökohtaisten ja muiden tietojen suojaamiseen vakavasti. eCount Tililitoimistopalvelut Oy säilyttää henkilökohtaisia tietoja tietojärjestelmissä, joihin on pääsy erikseen rajatuilla henkilöillä, ja jotka sijaitsevat fyysisin turvatoimin suojatuissa tiloissa.

eCount Tililitoimistopalvelut käyttää henkilökohtaisten tietojen siirroissa erillisillä käyttöoikeuksilla suojattuja järjestelmiä, joiden teknologia estää tietojen tarkastelun siirron aikana. Tietojen siirrossa käytetään salattuja yhteyksiä, jotka on suojattu esimerkiksi SSL-salauksella.

Jos henkilö käyttää eCount Tililitoimistopalvelut Oy:n käyttämiä kolmansien osapuolten tuottamia sosiaalisen median alustoja, muut alustan käyttäjät pystyvät näkemään henkilön jakamat tiedot ja käyttämään niitä eri tavoilla hyväkseen. Tällöin henkilö on itse vastuussa jakamastaan henkilötiedosta ja muista tiedoista.

Henkilökohtaisten tietojen säilytys

eCount Tililitoimistopalvelut Oy säilyttää henkilökohtaiset tiedot sähköpostitiedottamiseen ja asiakaspalvelun tuottamiseen liittyviä tietoja lukuun ottamatta EU:n alueella. Säilytämme henkilökohtaisia tietoja tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä tietosuojakäytännössä kuvatut tarkoitukset, ellei pidempää säilytysaikaa edellytetä lakisääteisesti.

eCount Tililitoimistopalvelut Oy käyttää sähköpostitiedottamiseen ja sähköpostilistan hallintaan yhdysvaltalaista HubSpot-palvelua, jonka kanssa olemme sopineet tietosuojaan liittyvistä asioista. HubSpot-palvelun toimittaja on sitoutunut noudattamaan EU:n ja USA:n viranomaisten hyväksymiä yksityisyyden suojaa koskevia Privacy Shield -periaatteita, joilla tietosuojan riittävä taso voidaan taata.

eCount Tililitoimistopalvelut Oy käyttää asiakaspalvelulle toimitettujen tukipyyntöjen hallintaan yhdysvaltalaista Zendesk-palvelua, jonka kanssa olemme sopineet tietosuojaan liittyvistä asioista. Zendesk-palvelun toimittaja on sitoutunut noudattamaan EU:n ja USA:n viranomaisten hyväksymiä yksityisyyden suojaa koskevia Privacy Shield -periaatteita, joilla tietosuojan riittävä taso voidaan taata.

eCount Tililitoimistopalvelut-järjestelmän käyttäjän henkilötiedot poistetaan käyttäjätietorekisteristä sen jälkeen, kun käyttäjä on lopettanut järjestelmän käytön esimerkiksi työsuhteen päättymisen vuoksi. Käytön päättyminen tulee todentaa eCount Tililitoimistopalvelut-järjestelmän aktivointitapahtumalla.

eCount Tililitoimistopalvelut Oy:n sitoutuminen asiakkaittemme tietosuojan turvaamiseen

Varmistamme, että asiakkaittemme tiedot ovat turvassa kouluttamalla työntekijöitämme tietosuoja- ja turvallisuusohjeistuksen noudattamiseen, sekä käyttämällä tietosuojaan ja tietoturvaan liittyviä käytäntöjä yrityksessämme tehokkaasti.

Tietosuojaan liittyvät kysymykset

Jos haluat lisätietoja eCount Tililitoimistopalvelut Oy:n tietosuojakäytännöstä, tai haluat tehdä henkilötietoihin liittyvän kyselyn tai muutospyynnön, ota meihin yhteyttä. Vastaamme yhteydenottoosi mahdollisimman pian.

eCount Tililitoimistopalvelut Oy saattaa päivittää tietosuojaan liittyviä käytäntöjään ajoittain. Jos muutamme käytäntöjä merkittävästi, tiedotamme siitä asiakkaitamme ja verkkosivuillamme.