Nykyään puhutaan lähes yksinomaan sähköisestä taloushallinnosta, mutta monella ei ole välttämättä täysin tiedossa, mitä sähköinen taloushallinto on. Sähköisellä taloushallinnolla usein käsitetään ainoastaan sähköinen kirjanpito. Sähköisessä kirjanpidossa tositteet siirtyvät kyllä kirjanpitoon ilman kirjanpitäjän manuaalista kirjaamista, mutta sähköinen taloushallinto on paljon muutakin kuin pelkkä kirjanpito.
Sisältö
Mitä sähköinen taloushallinto ei ole?
Sähköisestä taloushallinnosta on paljon harhakäsityksiä. Esimerkiksi, kun yrittäjä lähettää tositteensa paperisena kirjanpitäjälle ja tämä kirjaa ne sähköiseen järjestelmään, ei kyseessä ole sähköinen taloushallinto. Sähköiseen taloushallintoon ei kuulu kuittien ja tositteiden metsästäminen kuun lopussa, jotta saataisin kirjanpito kuntoon.
Myöskään se, että osa tositteista siirtyy sähköisesti järjestelmän kautta, mutta osa lähetetään sähköpostilla, ei ole sähköistä taloushallintoa. Tämä on puoliksi sähköistä ja puoliksi perinteistä. Tällainen tilanne saattaa päästä syntymään, jos taloushallinnon ohjelmaan ei ole integroitu kuittien kuvaamista. Esimerkiksi kahvitarvikkeiden ostamisesta täytyy saada kuitti kirjapitoon ja tämä voidaan joutua kuvaamaan kirjanpitäjälle, joka siirtää tositteen sitten kirjanpitoon.
Tällaista kannattaa välttää, sillä alalla on paljon toimijoita, jotka pystyvät tarjoamaan täysin sähköisen palvelun. Kuittien kuvaaminen ei kaikissa tapauksissa kuulu hintaan. Usein se myydään lisäpalveluna, vaikka sen pitäisi kuulua hintaan, varsinkin kun puhutaan sähköisestä taloushallinnosta.
Mitä sähköinen taloushallinto on?
Sähköisellä taloushallinnolla tarkoitetaan sitä, kun kaikki yrityksen tiedot siirtyvät ohjelman kautta. Tällöin yrityksen tiedot ovat ajan tasalla ja saatavilla mistä tahansa verkkoyhteyden välityksellä. Tietoja ei syötetä PDF-tiedostoista tai paperilta, vaan kaikki laskut saapuvat ja lähtevät suoraan ohjelmasta. Tärkeimpiä sähköisen taloushallinnon ominaisuuksia ovat:
- Verkkolaskutus
- Ostolaskujen käsittely
- Kuittien kuvaaminen ja siirtäminen suoraan yrityksen kirjanpitoon
- Tietojen reaaliaikaisuus
- Palkanlaskenta
- Ohjelmisto toimii pilvipalveluna, jolloin yrityksen taloushallintoon pääsee käsiksi verkkoyhteyden avulla esimerkiksi suoraan puhelimella.
Digitaalinen taloushallinto
Digitaalisen taloushallinnon termiin törmää harvemmin. Eroaako se sähköisestä taloushallinnosta? Eipä juuri. Joskus digitaalinen taloushallinto sekoitetaan myös suoraan sähköiseen taloushallintoon.
Digitaalinen taloushallinto käytännössä tarkoittaa ainoastaan, mitä sähköisellä taloushallinnolla pyritään tarkoittamaan. Eli taloushallinnon kaikkien vaiheiden digitalisoimista.
Todellisuudessa digitaalisesta taloushallinnosta puhutaan enää harvoin. Vielä ollaan kaukana tilanteesta, jossa kaikki siirtyvät ilman fyysistä aineistoa. Esimerkiksi kaikki korttiostot eivät välttämättä siirry kirjanpitoon ilman fyysisen kuitin kuvaamista. Toki maksukorteista on mahdollista saada verkkolasku, mutta kirjanpito vaatii kuitin.
Mitkä ovat sähköisen taloushallinon hyödyt?
Selkeästi tärkein sähköisen taloushallinnon hyöty on säästetty aika. Tämä käy ilmi Finanssialan keskusliiton selvityksestä, jonka tulokset voidaan todeta alla olevasta kuvasta
Pienessä yrityksessä saadaan taloushallintoon käytetty aika tiputettua 5 tunnista 1,5 tuntiin vain siirtymällä sähköiseen taloushallintoon. Rahallisesti jos tämän haluaa ajatella, niin 60€ tuntihinnalla saadaan taloushallinnon hinta tiputettua 300 eurosta 90 euroon. Tämä ei toki ole kirjanpidon hinta, vaan laskennallinen arvo säästetylle ajalle. Lisäksi vuonna 2015 ALV-ilmoituksia tehtiin 3,7 miljoonaa, joista noin 500 000 tehtiin paperilla. Mikäli nämä ilmoitukset saataisiin automatisoitua, voitaisiin säästää arviolta 250-300 henkilötyövuotta (lähde).
Toinen selkeä etu on virheiden vähentyminen. Kun tietoja ei syötetä manuaalisesti, ei synny myöskään näppäilyvirheitä. Tiedot tulevat ja lähtevät automaattisesti järjestelmästä, jolloin virhe tapahtuu aina lähtöpäässä, esimerkiksi jos lasku on lähetetty virheellisillä tiedoilla.
Käyn läpi vielä yksitellen tärkeimmät sähköisen taloushallinon kohdat, jotta jokaisesta osa-alueesta olisi selkeämpi kuva.
Myyntilaskut
Laskut lähtevät ohjelmasta vastaanottajalle sähköisesti. Tämä on etenkin B2B-myynnissä tärkeää, sillä 1.4.2020 voimaan tulleen lain mukaan yrityksillä on oikeus vaatia laskut sähköisesti ja kieltäytyä muista laskuista. Sähköisessä taloushallinnossa asiakkaiden tiedot ovat talletettuina asiakasrekisteriin ja myytävät tuotteet nimikerekisteriin. Yksinkertaisimmillaan laskun voi lähettää vain syöttämällä laskulle asiakasnumeron, tuoteriville tuotekoodin ja kappalemäärän. Tämän jälkeen voit klikata lähetä ja lasku on tämän jälkeen suoraan vastaanottajan järjestelmässä.
Laskuille tulee automaattiseti viite, jolloin saapuvan maksun järjestelmä osaa yhdistää suorituksen. Laskuille voidaan myös määrittää maksuvalvonta, jolloin saapumatta tullut maksu ei jää huomaamatta, vaan ohjelma osaa ilmoittaa tästä yrittäjää.
Ostolaskut
Vastaavasti, kun asiakkaasi lähettää sinulle laskun, tulee se välittömästi järjestelmääsi. Laskut eivät jää huomaamatta, eikä pääse syntymään tilannetta, jolloin postissa tulee kerralla useampi lasku. Tällöin yrityksessä on jatkuvasti tieto siitä, paljonko rahaa on menossa ja taloutta pystytään ennakoimaan paremmin.
Kuitit
Kuitit ovat toistaiseksi pakollinen paha yrityksen pyörittämisessä. Kuitteja ei saa sähköisesti esimerkiksi kaupassa asioidessa. Onneksi kuitit pystyy kuvaamaan suoraan puhelimella ja tämän jälkeen hävittämään paperisen kuitin. Kuvasta tehdään kulu- tai matkalasku ja tämän jälkeen se on suoraan järjestelmässä tarkastettavana.
Valtionhallinnossa käsitellään 600 000 kuittia manuaalisesti vuosittain. Pelkästään tällä aiheutuu 200 000 Kg CO2 päästöt, puhumattakaan ajasta, joka voitaisiin säästää automaation avulla.
Arkistointi
Kun kaikki tositteet ovat sähköisesti järjestelmässä, ei fyysistä aineistoa enää tarvita. Kaikki tiedot ovat arkistoituna järjestelmään ja ovat saatavilla kaikkialta verkkoyhteyden avulla.
Raportointi
Kaikki tiedot ovat reaaliajassa saatavilla, joten tämä mahdollistaa raporttien ottamisen suoraan järjestelmästä vaikka tuntitasolla. Ennen myynnit voitiin ottaa ainoastaan kuukausitasolla, nykyään kaikki laskut ovat jäljitettävissä minuutilleen.
Kassavirran seuraaminen
Sähköisen taloushallinnon kanssa ei pääse syntymään tilannetta, jossa yrityksen kassa yhtäkkiä loppuisi. Järjestelmässä on tiedot kaikista ostolaskuista ja niiden erääntymisestä, kuten myös kaikista myyntilaskuista. Yrittäjä pystyy ennakoimaan, mitä laskuja maksetaan ja milloin.
Automaatio
Mitä sähköinen taloushallinto on nykyään? Sähköinen taloushallinto on hyvä alku, mutta siinä alkavat tulla vastaan samat ongelmat ja rajoitteet, kuin perinteisessä vs sähköisessä taloushallinnossa aikoinaan. Sähköinen taloushallinto alkaa monella tapaa olemaan liian hidasta, vaikka sen pitäisikin olla nykyaikaa. Todellisuudessa sähköinen taloushallinto on ollut olemassa jo vuosikymmeniä, esimerkiksi Suomessa alettiin välittämään verkkolaskuja jo vuonna 1999. Sähköisessä taloushallinnossa kirjanpitäjä tekee vielä laskujen tarkastamista ja niiden siirtämistä kirjanpitoon. Kaiken tämän pystyy hoitamaan automaatiolla. Automaatiolla voidaan esimerkiksi saapuvat maksut kohdistaa oikeisiin laskuihin ja tämän jälkeen siirtää suoraan kirjanpitoon. Tässä välissä ei tarvita kirjanpitäjän manuaalista siirtoa.
eCount käyttää nykyaikaista sähköistä taloushallintoa, johon on yhdistetty automaatio ja tekoäly. Näiden avulla tositteet siirtyvät suoraan kirjanpitoon ilman manuaalista työtä. Tämä tarkoittaa säästettyä aikaa, joka taas merkitsee edullisempaa hintaa. Tutustu palveluihimme