Uusien ja pienten yritysten kirjanpito

Kirjanpito voidaan nähdä usein monimutkaisena asiana, mutta yleensä se on hyvin suoraviivaista. Yritykset ostavat ja myyvät asioita ja palveluita. Näistä haetaan palautuksia ja tehdään tilityksiä. Tilikauden päättyessä tulot ja menot ynnätään ja erotus sitten verotetaan, mikäli tämä on positiivinen.

Ihan näin suoraviivaista kirjanpito ei ole kuin pienissä yrityksissä. Asiaa sekoittaa tilikauden ylittävät myynnit ja ostot, laitehankinnat, kehittämismenot, palkkojen jaksotukset jne. Kirjanpitoa voi pienemmät yritykset hoitaa täysin ilman kuluja, mutta usein se ei ole kannattavaa.

Käydään alla lävitse kaikki, mikä on hyvä tietää kirjanpidosta.

MITÄ TALOUSHALLINTO ON?

Taloushallinnolla tarkoitetaan kaikkia talouteen liittyviä toimia. Tähän kuuluu yritysten taloudellisten resurssien käsittely ja valvonta. Moni mieltää taloushallinnon pelkäksi kirjanpidoksi, mutta kirjanpito on vain yksi osa-alue taloushallinnossa.

Kirjanpidon palveluihin usein kuuluu muitakin palveluita kuin pelkkä tositteiden kirjaaminen. Tilitoimistot, jotka näitä kirjanpidon palveluita tarjoavat, tarjoavat asiakkaan käyttöön myös ohjelmia. Nämä ohjelmat pitävät sisällään taloushallinnon toiminnallisuuksia esimerkiksi:

• ostolaskut
• myyntilaskut
• matka- ja kululaskut
• maksuliikenteen ja kassanhallinnan
• käyttöomaisuuskirjanpidon
• pääkirjanpidon
• raportoinnin

Menot ja tulot kirjataan yleensä heti niiden tapahtuessa osakirjanpitoon (riippuen ohjelmasta), jolla pyritään reaaliaikaiseen taloushallintoon.

MITÄ KIRJANPITO ON?

Kirjanpitoa on menojen ja tulojen kirjaaminen. Tämä toimii verotuksen pohjana, mutta tällä yrittäjän on tarkoitus saada hyödyllistä tietoa liiketoimintansa ohjaamiseen. Menoilla ja kuluilla tarkoitetaan kaikkia tilitapahtumia (ei pelkästään pankkitilitapahtumia), joita ovat yksinkertaisimmillaan myynti- ja ostolaskut.

Miten kirjataan eli miten kirjanpiton tehdään? Kirjanpidosta säädetään sekä kirjanpitolaissa, että kirjanpitoasetuksessa. Nämä määrittelevät, kuinka kirjanpito tulisi hoitaa.

Kirjanpito on yritysten tärkein osa-alue, sillä se toimii kaiken pohjana. Kirjanpidossa pidetään yllä tietoa yrityksen taloudellisesta tilasta. Vaikka yrittäjää itseään ei kiinnostaisi muu kuin pankkitilin saldo, on kirjanpitoa hoidetta lain mukaisesti ja se tulee tehdä oikein.

KAIKKI KIRJANPIDOSTA JA SEN KÄSITTEISTÄ

Kirjanpito perustuu kirjanpitovelvollisuuteen. Kaikki yritykset ovat kirjanpitovelvollisia. Tämä tarkoittaa, että yrityksen tulee pitää kirjaa kaikista yrityksen liiketapahtumista, kuten vaikka osto- ja myyntilaskuista siten, että nämä ovat jäljitettävissä.

Hyvä kirjanpitotapa

Monessa ohjeissa törmää termiin ”hyvää kirjanpitotapaa noudattaen”. Tämä tarkoittaa, että kirjanpitovelvollinen noudattaa täydentäviä vero-ohjeita ja asetuksia, joihin laki ei anna suoraan vastausta. Hyvää kirjanpitotapaa noudattaen kirjanpitovelvollinen siis suostuu noudattamaan kirjanpitolautakunnan antamia lausuntoja ja yleisohjeita.

Kirjanpidossa tulee huolehtia ennen kaikkea, että kirjanpitoon kirjataan ainoastaan yritystoimintaan kuuluvat tapahtumat.

Tilikausi

Tilikausi kirjanpidon ajanjakso. Tilikausi on tilinpäätöksen pohjana. Normaali tilanteessa tilikauden pituus on 12 kuukautta. Tämä johtuu siitä, että laki määrää tilikauden pituudeksi 12 kuukautta. Poikkeuksia pitää hakea. Tällaisia ovat yrityksen aloitus ja lopetus tilikaudet, sekä tilikauden ajankohdan muuttaminen.

Tilikauden minimipituus on periaatteessa poikkeavassa tilanteessa yhden päivän ja maksimipituus 18 kuukautta.

Tilikausi on usein kalenterivuosi. Tämä on pakollista ainoastaan yhdenkertaista kirjanpitoa pitävälle.

Tosite

Tosite on liiketapahtuman todentaja. Tosite voi olla kuitti, lasku, maksusuoritus jne. Yleisestä uskomuksesta huolimatta, Tosite voi olla myös itse laadittu. Kuitin voi itse laatia, vaikka kauppareissusta. Tositteen tehtävä on varmentaa verottajalle, että liiketapahtuma on todenmukainen ja tapahtunut juuri silloin, kun se on ilmoitettukin.

Kaikki kirjanpidon aineistot perustuvat tositteisiin, ilman niitä tapahtumia ei pystyttäisi todentamaan. Mikäli kirjanpito hyväksyttäisiin ilman tositteita, olisi rahanpesu huomattavasti helpompaa. Mikäli tosite hukkuu tai sitä ei pystytä toimittamaan jostain syystä, tulee kirjanpitovelvollisen itse todentaa tapahtuma antamalla seuraavat tiedot:

• Mitä on ostettu
• Kuka on myynyt tuotteen/palvelun
• Milloin ostos on tehty
• Mihin hintaan kauppa on tehty

Hukkuneille tositteille ei ole olemassa mitään ylärajaa, mutta mikäli näitä tulee paljon tilikauden aikana, voi verottajalla herätä epäilys.

Yhdenkertainen eli yksinkertainen kirjanpito

Yhdenkertaisessa kirjanpidossa, joskus käytetään myös termiä yksinkertainen kirjanpito, tapahtumat kirjataan vain yhdelle tilille. Samaan tapaan kuin yksityishenkilö kirjaa omia menojaan ylös taulukkoon esimerkiksi palkka +2 000 euroa ja ruoka -500 euroa, toimii yhdenkertainen kirjanpito näin. Yhdenkertaiselle kirjanpidolle on kuitenkin ehdot. Yrityksen tulee olla toiminimi (Tmi) ja se ei saa täyttää kuin yhden seuraavista ehdoista:

• Tase ylittää 100 000 €
• Liikevaihto ylittää 200 000 €
• Yrityksen palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä

Lisäksi yhdenkertainen kirjanpito on aina maksuperusteinen eli tapahtumat kirjataan maksun yhteydessä. Kirjanpito tulee suorittaa kirjanpitolain mukaisesti eli kaikista tapahtumista tulee löytyä tositteet.

Yhdenkertainen kirjanpito esimerkki on siis yksinkertaisimmillaan Excelissä ylläpidettävät. Tähän löytyy myös valmiita mallipohjia.

Debet ja kredit

Debet ja kredit ovat kirjanpidon termejä, jotka kuvastavat mihin rahaa käytetään ja mistä se tulee. Debet ja kredit eivät ole tarpeellista tietoa, mikäli yrittäjä itse ei tee kirjanpitoa. Nykyaikaiset ohjelmat osaavat ilmoittaa, onko tili plussalla vai miinuksella.

Debet ja kredit tilalta voidaan myös käyttää per an kirjanpito. Per on siis debet ja an on kredit.

Kahdenkertainen kirjanpito

Kahdenkertainen kirjanpito on se yleisempi tapa. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa kirjataan tapahtumat aina vähintään kahdelle tilille. Jokaisella tilillä on aina debet ja kredit puoli. Debet puolelle kirjataan rahan kohde ja kredit puolelle kirjataan rahan lähde.

Esimerkiksi asiakas ostaa tuotteen, tapahtuu kirjaus pankkitilin (tai mikä tahansa suoritustili) debet puolelle ja myyntitilin kredit puolelle. Näillä ei ole kuitenkaan juurikaan merkitystä yrittäjälle, sillä nykyaikaiset ohjelmat osaavat laittaa oikeisiin kohtiin tulot ja menot.

Miksi kahdenkertainen? Kahdenkertaisessa kirjanpidossa pelkästään tilin saldoa katsomalla voidaan todeta, onko asiat niin kuin kuuluisivat. Esimerkiksi Myynti-tiliä tarkastelemalla voidaan todeta, paljonko yritys on tehnyt myyntiä ja vastaavasti Osto-tiliä katsomalla saadaan ostojen rahallinen arvo selville. Tällä tavoin voidaan toimia ihan minkä tahansa tilin kanssa. Etenkin suoritusperusteisessa kirjanpidossa, on tärkeää saada myyntisaamisten ja ostovelkojen määrä nopeasti selville talouden suunnittelua ja ylläpitoa varten.

Suoritusperusteinen

Suoritusperusteisessa kirjanpidossa kirjanpitoa pidetään, kun tavara tai palvelu toimitetaan. Tämä siitä syystä, että kulut ja tuotot saataisiin oikealle tilikaudelle. Joulukuussa myydystä tuotteesta tulee maksu vasta seuraavana vuonna, mutta tulo on selkeästi edellisvuoden tuloa.

Lukuun ottamatta pieniä yhdistyksiä, kaikkien yritysten ja yhdistysten tulee tilinpäätös laatia suoritusperusteisena. Kaikki osakeyhtiöt joutuvat muuttamaan kirjanpidon suoritusperusteiseksi tilikauden vaihtuessa, jotta esimerkin mukainen tilanne tulisi oikein verotettua. Suoritusperusteinen kirjanpito antaa paremman tiedon yrityksen taloudellisesta tilasta, kun ostot ja myynnit näkyvät heti toimituksen jälkeen kirjanpidossa.

Suoritusperusteisen kirjanpidon tärkein huomioitava asia on arvonlisävero. Arvonlisävero tulee maksaa vaikka yritys ei olisi saanut maksua myydystä tuotteesta tai palvelusta. Vastaavasti ostetusta tuotteesta tai palvelusta saadaan arvonlisäveron palautus heti toimituksen yhteydessä. Etenkin isoja investointeja tekevä yritys hyötyy, kun arvonlisäverot saadaan suoritusperusteisessa kirjanpidossa aikaisemmin takaisin, vaikka laskua ei olisi maksettu.

Maksuperusteinen

Maksuperusteisessa kirjanpidossa kirjanpitoa pidetään maksun tapahtuessa eli tapahtumat kirjataan maksupäivän mukaan. Tämä on etenkin pienelle yritykselle hyödyksi, koska arvonlisävero ei tule maksuun, ennen kuin yritys on saanut siitä maksun. Ongelmaksi muodostuu talouden seuranta. Kun kirjanpitoon ei saada myynnin yhteydessä mitään kirjausta, joutuu yritys turvautumaan muihin tapoihin seurata myyntiä ja saataviaan.

Vastaavasti yritys ei saa arvonlisäveroa takaisin, ennen kuin lasku on maksettu.

Mikäli menot ja tulot kirjataan maksuperusteisesti, on yrityksen tästä huolimatta pystyttävä jatkuvasti selvittämään omat ostovelat ja myyntisaamiset.

Maksuperusteista kirjanpitoa voi suorittaa ainoastaan yritykset, joilla korkeintaan yksi seuraavista:

• liikevaihto on alle 500 000 euroa
• ei ole tuonteja tai vientejä
• ei ole yhteisömyyntejä tai hankintoja
• ei ole käännettyä verovelvollisuutta

Osakirjanpito

Osakirjanpito varmistaa virallisen kirjanpidon. Osakirjanpidolla tarkoitetaan kaikkea ohjelmaan tullutta ja sieltä luotua tietoa (taloushallinnon osalta). Esimerkiksi laskupäiväkirjat, palkkaraportit ovat osakirjanpitoa. Näistä osakirjanpidoista ajetaan varsinaiseen kirjanpitoon tositteet haluttuina aikoina, vaikka kuukausittain. Osakirjanpidon pohjalta ei tehdä ilmoituksia verottajalle, mutta nämä tulee säilyttää 10 vuotta tilikauden päättymisen jälkeen.

Oma-aloitteiset verot (kausiveroilmoitus)

Oma-aloitteiset verot ovat niitä veroja, joita verottaja ei erikseen määrää ja laske. Näitä ovat:

• Arvonlisävero
• Työnantajasuoritukset
• Apteekkivero
• Arpajaisvero
• Ennakonpidätys puun myyntitulosta
• Ennakonpidätys osakeyhtiöltä, osuuskunnalta tai muulta yhteisöltä
• Ennakonpidätys koroista ja osuuksista
• Ennakonpidätys osingoista ja osuuskunnan ylijäämistä
• Lähdevero osingoista (rajoitetusti verovelvollisilta)
• Lähdevero koroista ja rojalteista (rajoitetusti verovelvollisilta)
• Lähdevero korkotulosta (yleisesti verovelvollisilta)
• Vakuutusmaksuvero

Näiden verojen ilmoittaminen ja maksu tapahtuu ilmoituskuukautta toisena seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä. Arvonlisäverot voidaan ilmoittaa ja maksaa joko kuukausittain, neljännes vuosittain tai kerran vuodessa. Arvonlisäverot maksetaan myös ilmoituskauden jälkeisen kuukauden 12. päivään mennessä. Tammikuun arvonlisäverot pitää ilmoittaa ja maksaa viimeistään maaliskuun 12. päivä.

Oma-aloitteisten verojen ilmoittaminen kuuluu yleensä kirjanpidon kuukausihintaan. eCount palveluun tämä kuuluu, jotta yrittäjän ei tarvitse huolehtia turhasta. Katso, mitä kaikkea kuukausihinta pitää sisällää.

Tilintarkastus

Tilintarkastuksen on tarkoitus antaa riippumaton kuva yrityksen kirjanpidon oikeellisuudesta. Tilintarkastus ei ole kaikille yrityksille pakollinen.

Tilinpäätös

Tilinpäätös yksinkertaisuudessaan kertoo yritysten edellisen tilikauden kannattavuuden ja varallisuuden. Tilinpäätös koostaa kirjanpidon tapahtumat yhteen paikkaan. Tästä syystä kirjanpitoa tulee tehdä oikein ja mielellään usemmin kuin kerran vuodessa. Tilinpäätös on laissa määritetty ja osakeyhtiöt ovat velvollisia tilinpäätökseen. Tilinpäätös on tehtävä ja toimitettava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä verottajalle. Tilinpäätöksen voi tehdä kuka vain.

Tilinpäätös on julkinen ja siitä tulee toimittaa Patentti- ja rekisterihallinnolle jäljennös, joka on sitten kaikkien saatavilla. Tässä ajatuksena on, että asiakkaat, kilpailijat ja viranomaiset saavat tiedon yrityksen taloudellisesta tilasta, jotta yritysten avoimuus säilyy.

Tilinpäätöksen liitetiedot antavata täydentävät tiedot taseeseen ja tuloslaskelmaan liittyen.

Tilinpäätös pitää sisällään seuraavat dokumentit Suomessa:

• Tuloslaskelman ja taseen
• Näiden liitetiedot
• Rahoituslaskelma
• Toimintakertomus

Pien- ja mikroyrityksiltä ei vaadita rahoituslaskelmaa, eikä toimintakertomusta. Pien- ja mikroyritykset voivat myös esittää lyhennetyn tuloslaskelman, jossa liikevaihto esitetään yhtenä kohtana ns. bruttotuloksena. Tässä etuna on, että liikevaihto ja myyntikate jäävät yritysten omaan tietoisuuteen.

Tilinpäätöstä varten tulee toimittaa myös tase-erittelyt. Näissä ovat nimensä mukaisesti taseessa esiintyvät tapahtumat eriteltynä.

Tilinpäätöksen ja tilinpäätöksen liitetiedot tulee säilyttää 10 vuotta tilikauden päättymisen jälkeen. Tositteiden säilytysaika on vähintään 6 vuotta.

Useimmissa tapauksista toiminimen ei tarvitse antaa tilinpäätöstä. Tilinpäätöstä voidaan kuitenkin tarvita esimerkiksi rahoitusta tai autolainaa varten.

Mikroyritys

on sellainen yritys, jolla enintään yksi seuraavista asioista täyttyy:

• Taseen loppusumma 350 000 euroa
• Liikevaihto 700 000 euroa
• Tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 10 henkilöä

Pienyritys

Seuraavista kohdista pienyrityksellä täyttyy enintään:

• Taseen loppusumma 6 000 000 euroa
• Liikevaihto 12 000 000 euroa
• Tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 50 henkilöä

Tuloslaskelma

Tuloslaskelma kertoo yrityksen tuloksen edellisiltä vuosilta. Siitä käy ilmi tilikaudelle kuuluvat tuotot ja kulut. Tuloslaskelman lopusta löytyy yrityksen tulos eli voitto tai tappio. Tuloslaskelman tehtävä on kertoa, kuinka yrityksen tulos on syntynyt. Tästä syystä tuloslaskelma tulee esittää tuloslaskelmakaavaa noudattaen.

Tase

Tase kertoo yrityksen varat ja velat. Taseessa näkyvät myös edellisten vuosien voitot ja tappiot, minkä vuoksi se antaa paremman kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta, kuin pelkkä tuloslaskelma. Taseessa on kaksi puolta: Vastaava ja vastattava. Vastaava puoli kertoo yrityksen varallisuuden ja vastattava puoli taas rahoituksen eli yksinkertaisesti velat.

Lyhennetyn taseen kaava:

Vastaavaa

• Pysyvät vastaavat
• Vaihtuvat vastaavat

Vastattavaa

• Oma pääoma
• Tilinpäätössiirtojen kertymä
• Pakolliset varaukset
• Vieras pääoma

Taseessa vastaava ja vastattava puoli ovat samansuuruiset, koska omaisuus on täytynyt jotenkin rahoittaa. Esimerkiksi, jos yritys on ostanut 100 000€ koneen, on se täytynyt rahoittaa joko velalla, tai omalla rahalla, tällöin vastaavaan tulee koneisiin ja kalustoon 100 000€ ja vastattavaan vieraaseen pääomaan 100 000€. Eli tase on tällöin 100 000€ molemmilla puolilla.

Poistot

Poistot koskevat yrityksen investointeja. Eli kun yritys hankkiin kalustoa, koneita, rakennuksia jne. näistä voidaan olettaa tulevan tuloja useampana vuonna. Tällöin näiden kulujen laittaminen yhdelle vuodelle vääristäisi yrityksen tulosta. Tästä syystä yrityksen pitää laatia poistosuunnitelma. Tämän pohjalta kirjataan poistot ja ne näkyvät tulos laskelmassa poistoina.

Veroilmoitus

Verottaja tarvitsee tiedon yrityksen tuloista, menoista ja vähennettävistä kuluista. Veroilmoitus pitää antaa neljän kuukauden sisällä tilikauden viimeisen kuukauden päättymisestä. Yleensä tilikausi on kalenterivuosi, mutta mikäli tilikausi päättyy keskellä kuukautta, saadaan tästä hieman lisää aikaa veroilmoituksen jättöön. Esimerkiksi tilikausi, joka päättyy 15.6., tarvitsee veroilmoitus jättää viimeistään 31.10.

Veroilmoitus voidaan jätää suoraan OmaVerossa joko lomakkeella 6B, jos kyseessä on osakeyhtiö, tai lomakkeella 5, mikäli kyseessä on toiminimi.

Tilitoimiston palveluihin kuuluu sovitun hinnaston mukaisesti sekä tilinpäätös, että veroilmoitukset, koska kirjanpito-ohjelmassa on ajantasainen tieto ja mahdollisuus lähettää tiedot suoraan ohjelmasta verottajalle. Tämä helpottaa yrittäjän arkea, kun enää ei tarvitse etsiä ja miettiä, mihin kohtaan mikäkin kulu kuuluu lomakkeella.

PERINTEINEN VS SÄHKÖINEN KIRJANPITO?

Perinteistä kirjanpitoa, jossa tositteet liikkuvat fyysisesti paperisena, ei voi suositella kenellekkään. Perinteisessä tilitoimistossa tositteet toimitetaan joko postitse tai sähköpostilla, jolloin pelkästään näiden tietojen syöttäminen kirjanpidon ohjelmaan vie aikaa eli rahaa. Tämä tarkoittaa viivettä, jolloin yrityksen taloutta ei voida seurata reaaliajassa. Tositteita saattaa myös hävitä. Toivottavasti yksikään kirjanpitäjä ei paperille enää tekisikään.

Sähköisessä taloushallinnossa kaikki palvelut löytyvät yhden ohjelman alta. Hoidat laskutuksen, rekisterien ylläpidon ja raportoinnin samasta ohjelmasta. Tällöin yrityksen toiminta virtaviivaistuu, kun voidaan seurata tuotteiden myyntiä aina tarjouksesta kirjanpitoon saakka reaaliajassa. Kirjanpitoa ei tarvitse aktiivisesti tehdä, vaan se hoituu taustalla.

Sähköistä taloushallintoa voidaan vielä tehostaa automaation avulla, jolloin kirjanpitäjä ainoastaan tarkastaa aineiston. Tämä tuo lisää säästöä yrityksille.

Lue sähköisestä taloushallinnosta.

Katso, mitä kaikkea eCountin palveluhin kuuluu.

PIENTEN JA UUSIEN YRITYSTEN KIRJANPITO

Pienillä ja uusilla yrityksillä on huomattava etu jo pidempään toimineisiin ja suuriin yrityksiin verrattuna. Tämä etu on joustavuus. Monilla suuremmilla yrityksillä on ollut jo vuosia käynnissä toiminnan uudistaminen etenkin ohjelmien, kuten toiminnanohjausjärjestelmien osalta. Kun asioita on tehty vuosikymmeniä paperille tai omiin vaihtoehtois järjestelmiin, siirtyminen nykyaikaan on paljon resursseja ja aikaa (yleensä kuukausia) vievä. Pienillä ja uusilla yrityksillä on mahdollisuus tehdä asiat alusta asti nykyaikaisesti eli tässä tapauksessa sähköisesti. Alkukustannuksia ei juurikaan ole, kun siirrettäviä tietoja on vähän tai ei ollenkaan.

Vastaperustettujen ja pienten yritysten resurssit ja intressit ovat yleensä sidottuna varsinaiseen liiketoimintaan. Sen lisäksi pitäisi samalla miettiä myös, kuinka asiat toimivat kulissien takana. Tämä on luonnollisesti pois yrityksen tuottavuudesta. Kirjanpito ei ole monimutkaista, vaikka se sellaisena voidaankin nähdä, vaan yksinkertaisuudessaan siinä pidetään kirjaa yrityksen menoista ja kuluista. Monimutkaisen ja aikaa vievän siitä tekee erinäköiset ilmoitukset viranomaisille, kuten:

• Veroilmoitus ja tilinpäätös
• Viranomaisilmoitukset määräpäivineen
• Matkakulujen vähentäminen kirjanpidossa
• Edustuskulujen ja markkinointikulujen erottelu ja vähentäminen
• Kirjanpito- ja verotuslainsäädännössä tapahtuvat muutokset
• Kirjanpitomateriaalien säilytys lain mukaisesti.

Monen aloittavan yrityksen on tärkeintä säästää rahaa sieltä, mistä pystyy. Käytännössä ei ole kuin muutama tilanne, joissa kannattaa säästää kirjanpidosta tekemällä se itse:

• Toiminta on pientä
• Tapahtumia ei ole paljoa
• Yrittäjä tuntee kirjanpidon hyvin ja osaa tehdä kirjanpitoa

Mikäli yritystoimintaa on tarkoitus kasvattaa tai se on pääsääntöinen tulonlähde, kannattaa mahdollisimman nopeasti ottaa mukaan tilitoimisto. Jo muutamankin tunnin käyttäminen tähän kaikkeen voi tulla kalliimmaksi kuin kirjanpidon ulkoistaminen.

Kirjanpitoa varten tarvitaan nykyään ohjelmisto. Tämä lisää myös kustannuksia. Kaikkien näiden asioiden muistaminen ja hoitaminen ajaa yrittäjän ulkoistamaan kirjanpitonsa.

Kirjanpidon ulkoistaminen tarkoittaa käytännössä, että yrittäjän ei tarvitse tietää itse kirjanpidosta mitään. Samaan tapaan kuin suurin osa vie autonsa korjaajalle, voi tämän ajatuksen siirtää kirjanpitoon. Varsinkin, jos kyseessä on nykyaikainen tilitoimisto, on yrittäjän vastuulla käytännössä vain oikeiden laskujen lähettäminen oikeille asiakkaille ja ostolaskujen oikeellisuuden tarkistaminen. Tämän jälkeen tapahtuvat viennit kirjanpitoon eivät vaadi mitään ymmärrystä. Nämä tiedot näkymät sitten erinäköisten raporttien muodossa.

Myös tilinpäätöksen laatiminen on pakollinen osakeyhtiöille eli tämäkin kannattaa pitää mielessä.

eCountin perusperiaate on tarjota ohjelmat uusille ja pienille yrityksille, tekoäly ja automaatio hoitavat kirjanpidon. Mitään ylimääräistä ei vaadita yrittäjältä, vaan kaikki toimii taustalla.

MITÄ KIRJANPITO MAKSAA?

Kirjanpitoon on olemassa ilmaisia ohjelmia. Excel on yksi tapa pitää tapahtumista kirjaa ja tähän löytyy myös valmiita pohjia. Myöskin kahdenkertaiseen kirjanpitoon on olemassa ilmaisia ohjelmia, kuten Tilitin. Ilmaiset ohjelmat ovat hyviä, jos tavoitteena on saada kirjanpito vain hoidettua ja sen osaa itse tehdä. Näissä ilmaisissa ohjelmissa ei ole kuitenkaan mitään muuta. Tämä tarkoittaa, että yrittäjän täytyy etsiä muualta muut tarvittavat ominaisuudet esimerkiksi laskutus.

Hyvänä perussääntönä kirjanpitoon kannattaa varata 100€ kuukaudessa. Tämän edullisemminkin pääsee, mutta hinnalle on aina jokin syy.

Yksi tärkeimmistä tekijöistä tilitoimistoa valittaessa on yleensä hinta. Varsinkin uusille ja pienille yrityksille on tärkeää, että saadaan säästettyä rahaa. Hinnoittelu tapahtuu tunti-, kuukausi- tai tositehinnoittelulla.

Mikäli tiedät, kuinka paljon aikaa yrityksesi tapahtumien läpikäynti kestää tai tiedät tarkalleen, kuinka paljon tositteita yrityksessäsi syntyy kuukaudessa, voit laskea kirjanpidon hinnan. Useimmissa tapauksissa tämä ei ole mahdollista, esimerkiksi uusien yritysten on vaikea ennakoida tulevia tapahtumia ilman mitään vertailukohtaa. Sama pätee myös kasvaviin yrityksiin, joiden on vaikea ennustaa tulevaa. Tositteiden määrä saattaa myös yllättää. Alv kirjaukset vaativat myös tositteita, joskus useamman kappaleen per kuukausi.

Tuntihinnoittelu vaikuttaa alkuun kaikista reiluimmalta tavalta hoitaa kirjanpito, mutta ongelmaksi voi muodostua ennakoitua suuremmat selvittelyä vaativat työt, jolloin hinta voi karata paljon ennakoitua suuremmaksi. Tuntihinnoittelu on lähestulkoon kaikissa yrityksissä 60€ tunnilta. Tällä hinnoittelumallilla tilitoimiston ei ole järkevää automatisoida tehtäviään, vaan saada asiakkaalta mahdollisimman paljon asioita hoidettavaksi. Esimerkiksi yhden saapuvan laskun käsittely vie yli 10min.

Tämä jättää järkevimmäksi vaihtoehdoksi kiinteähintaisen hinnoittelun. Tällöin yrityksen on helppo budjetoida kirjanpito. Tässä hinnoittelumallissa on myös selkeä jako tilitoimiston ja yrityksen välisessä työnjaossa. Osassa yrityksissä on käytössä alkaen-hinnat, joten kannattaa varmistaa, mitä kuukausihintaan oikeasti kuuluu. Lue tarkemmin ajatuksiani alkaen hintojen ongelmista.

Hintoihin lisätään myös tapahtumamaksut, jotka ovat usein piilotettuina. eCountin hinnaston kokonaisuudessaan löydät aina verkkosivuilta. Katso hinnasto.

YRITYKSEN MUKANA KASVU

Tilitoimistoa valittaessa on hyvä pitää mielessä oman yrityksen kasvu. Mikäli yritys tähtää kasvuun, on hyvä valita tilitoimisto sen mukaan, miten se pystyy kasvamaan yrityksen mukana. Kasvun mukana yrityksellä tulee tarve erinäköisille lisäominaisuuksille.

Esimerkiksi asiakkuudenhallinta voisi olla ensimmäinen lisäominaisuus, kun pelkkä yhteystietoluettelo ei enää riitä. Tällöin joudutaan usein etsimään toinen ohjelma, joka monimutkaistaa toimintaa.

Tässä tilanteessa yksinkertaisin vaihtoehto on ottaa yhteyttä tilitoimistoon ja kysyä, pystyykö ohjelman toiminnallisuutta laajentamaan. Mikäli tilitoimistolla on käytössä pelkästään kirjanpitoa tekevä ohjelma, ei toiminnallisuuksien lisääminen ole välttämättä mahdollista.

Voit lukea eCountin taustalta löytyvästä suomalaisesta Lemonsoft ohjelmasta, ja mitä kaikkea on mahdollista lisätä eCount palveluun.

KIRJANPITO YHTEENVETONA

Mikro- ja pienyrityksillä on helpotettu tilinpäätös.

• Pienyritys: taseen loppusumma on yli 6 miljoonaa euroa, liikevaihto 12 miljoonaa euroa tai palveluksessa on keskimäärin 50 henkilöä.
• Mikroyritys: Taseen loppusumma on 350 000 euroa, liikevaihto 700 000 euroa, tai palveluksessa on keskimäärin 10 henkilöä.

Tilintarkastus koskettaa ainoastaan yrityksiä, joilla täyttyy vähintään kaksi seuraavista:

• Tase yli 100 000 euroa
• Liikevaihto yli 200 000 euroa
• Työntekijöitä yli kolme keskimäärin

Vaikka kirjanpito onkin helpompaa kuin mitä sen annetaan ymmärtää olevan, ei sen tekeminen itse ole kuitenkaan aina se järkevin vaihtoehto. Nopeana kertauksena, miksi kirjanpito on hyvä ulkoistaa:

• Säästät aikaa ja rahaa
• Kirjanpito tulee tehtyä oikein
• Saat ohjelman yritystoimintasi seuraamiseen ja kehittämiseen
• Kirjanpitäjä auttaa yrityksen asioissa

Kirjanpidon aineistot tulee säilyttää myös lain mukaisesti. Lisäksi tilinpäätöksen teko helpottuu, mikäli tiedot ovat sähköisesti.

Pienen yrityksen kirjanpito ei ole moninmutkaista, mutta se voi olla aikaa vievää ja lisäksi tarvittavat ohelmat maksavat.

ECOUNT MIKRO- JA PIENYRITYKSILLE

eCount palvelu on suunnattu etenkin mikro- ja pienyrityksille.

Kaikki tarpeellinen samasta paikasta. Saat kirjanpidon, ohjelmat ja tilinpäätöksen.

Saat hetkessä tulostettua tuloslaskelman ja taseen.

‍