Pikkujoulut kirjanpidossa

Pikkujoulukauden saapuessa taas, monia alkaa mietityttämään, mitenköhän se verotus nyt taas meni?

Mitä työnantaja voi kuluista vähentää?

Onko henkilökunnan joululahjat vähennyskelpoisia?

Onko yhtiön pikkujoulut kokonaan arvonlisäverotuksessa vähennyskelpoisia, entä tuloverotuksen osalta?

Kaikki menot eivät aina ole vähennyskelpoisia arvonlisäveron tai tuleveron osalta.

Seuraavassa artikkelissa katsotaan siis pikkujouluja etenkin verotuksen suhteen, jotta yritys saa mahdollisuuden tehdä oikeita valintoja, mikäli päättää järjestää pikkujouluja.

Yritys voi vähentää tiettyjen kriteerien täytyttyä

Tuloverolain mukaan vain seuraavien ehtojen täytyy täyttyä, jotta pikkujoulut voivat olla vähennyskelpoisia:

• Järjestetyt juhlat täytyvät olla koko yrityksen henkilökunnalle.
• Yritys on juhlien järjestäjä, sekä juhlat tulee tapahtua työnantajan valitsemassa paikassa.
• Juhlien kustannukset tulee olla kohtuulliset sekä tavanomaiset.
• Juhlien osallistujat koostuvat ainoastaan yrityksen johdosta sekä sen henkilökunnasta.

• Kuluista tulee myös toimittaa kuitit kirjanpitoon.

Mikäli yllä olevat ehdot täyttyvät, voidaan olla varmoja, että menot voidaan vähentää kokonaisuudessaa.

Vähennysoikeus koskee myös tuloverotusta sekä arvonlisäverotusta. Tavanomaisia kuluja, joita yritys voi vähentää ovat mm. ruoka- sekä juomatarjoilusta, tapahtuman ohjelmasta, yhteiskuljetuksesta sekä tilavuokrasta aiheutuvat kulut.

Yrityksen kulujen määrä per osallistuja, tulisi olla kohtuulliset, vaikka erillistä euromäärää ei ole asetettu. Samat säännökset pätevät myös esimerkiksi firman järjestämiin kesäjuhliin, mutta juhlien järjestystiheys täytyy muistaa pitää kohtuullisena, jotta vähennyskelpoisuus pysyy. Yritys voisi järjestää vuoden aikana esimerkiki kolmet koko yhtiölle suunnantut juhlat (pikkujoulut, kesäjuhlat sekä yrtityksen vuosijuhlat) ja se nähtäisiin täysin kohtuullisena määränä.

Yksi ehdoista on, että pikkujoulut tapahtuvat työnantajan määräämässä paikassa, mutta työantaja voi myös nimetä työryhmän, joka vastaa järjestlyistä. Pikkujoulut sekä muut juhlat tulee olla suunnattu koko yrityksen henkilökunnalle, jotta ne katsotaan vähennyskelpoisuuden täyttäviksi.

Vaikka kulujen kohtuullisuudelle ei ole määritetty euromäärää, voidaan kuitenkin ajatella, ettei älyttömän hintavien juhlien jäjrestäminen ole hyväksi yrityksen liiketoiminnalle.

Kuittien toimitus kirjanpitoon on erityisen tärkeää, koska niistä kirjanpitäjälle, verottajalle sekä tilintarkastajalle selviää tapahtuman summa, ajankohta, vastaanottaja sekä maksetut arvonlisäverot, joita tarvitaan kirjanpidon todentamiseeen.

eCount palvelussa kuitit voi aina toimittaa suoraan ohjelmaan erillisellä sovelluksella tai tilaamalla laskulla.

Alkoholi on vähennyskelpoinen pikkujoulukulu

Pikkujouluissa voi tarjoilla yrityksen työntekijöille alkoholia ja tämä on kokonaisuudessaan vähennyskelpoista. Kuitenkin alkoholi on vain tarjoiltuna vähennyskelpoista, mutta lahjana alkoholi on edustuslahja tai työntekijän tuloa, ellei sitä jaeta koko henkilökunnalle.

Osallistujat

Osallistujat vaikuttavat vähennyskelpoisuuteen. Työnantaja saa tarjota kenelle tahansa käytännössä mitä tahansa, mutta kaikkea työnantaja ei saa vähentää.

Kaikki osallistujat eivät ole siis samanarvoisia.

Asiakkaat ja yhteistyökumppanit

Tilanteessa, jossa pikkujouluihin osallistuu myös yhteistyökumppaneita tai asiakkaita, lasketaan se osittain edustustilauudeksi. Edustustilaisuudesta työnataja voi tuloverotuksessa vähentää 50 % kuluista, mutta arvonlisäveron vähennysoikeutta tilaisuus ei omaa.

Osallistujat tulee olla hyvin dokumentoituna, jotta kirjanpidossa osa kuluista voidaan laskea henkilökunnan virkistystoiminnaksi ja muiden osalta edustilaisuuteen.

Henkilökunta ja kumppanit

Koko henkilökunnalla voidaan tarkoitetaan palkansaajia, vapaaehtoistyöntekijöitä, harjoittelijoita, toimitusjohtajia, hallituksen jäseniä sekä toiminimiyrittäjiä.

Toiminimiyrittäjänä et itse pysty järjestämään vähennyskelpoisuutta täyttäviä pikkujouluja, ellet toimi myös työnantajana, sillä olisit ainoa henkilökunnan jäsen. Pikkujoulujen kuuluu olla suunnattu kaikille henkilökunnan jäsenille, eikä esimerkiksi ainoastaan osalle henkilökunnasta. Jos kyseessä on suurempi yritys, voi juhlat järjestää osissa.

Henkilökunnanjäsenten kumppaneiden osallistuminen pikkujouluihin, sekä heihin kohdistuvat kulut ovat lähtökohtaisesti veronalaista tuloa.

Tilaisuuden luonne

Työnantajan järjestämien pikkujoulujen tai muun tapahtuman tulisi järjestää vain henkilökunnalle selvästi virkistäytymistä varten, jotta tilaisuus laskettaisiin vähennyskelpoiseksi.

Tapauksessa, jossa järjestetty tilaisuus on selkeästi suunnattu asiakkaille sekä yhteistyökumppaneille, on kyseessä edustustilaisuus. Edustustilaisuuksista sekä niihin kuuluvista kuluista (edustuskulut) yritys voi vähentää verotuksessa 50%.

Etäpikkujoulut saa vähentää

Isoksi ilmiöksi muodostuneet etäpikkujoulut voivat olla myös kuluiltaan vähennyskelpoisia. Työnantaja voi tarjota kaikki normaalit pikkujoulukulut kotiin. Esimerkiksi ruoka- ja juomatarjoiluita kotiin kuljetettuna työntekijöilleen tai tarjoilut voivat olla työntekijöiden noudettavissa työnantajan määräämässä paikassa. Puolestaan ruoka- ja juomalahjakortit eivät ole samalla tavalla vähennykelpoisia, kuin ruokatarjoilut. Ruoka- ja juomalahjakortit ovat rahaan verrattavissa, joten ne lasketaan veronalaiseksi palkaksi.

Lahjat

Joulun alla on tapana yritysten jakaa erinäköisiä lahjoja. Lahjoja antaessa tulee aina kuitenkin huomioida muutama asia. Muuten lahjasta tulee saajalleen veronalaista tuloa

Henkilökunnalle

Työnantajan antamat lahjat henkilökunnalle ovat verovapaa etu, kunhan lahjan arvo ei ylitä 100 euroa (vuodessa). Eli työnataja saa kuluttaa lahjoihin 100 euroa per henkilö yhtenä vuonna, jotta lahja edelleen katsotaan yrityksen tuloverotuksessa vähennettäväksi. Tähän voi sisältyä esimerkiksi kesälahja 37 € sekä joululahja 59€. Lahjat täytyy myös olla osoitettu koko henkilökunnalle, jotta yritys saa vähentää tuloverotuksessa verot.

Yleisimpiä esimerkkejä lahjoista ovat herkkukorit, viinipullot, pääsyliput, yksilöidyt lahjakortit tai jokin esine. Yksilöidyssä lahjakortissa on rajattu, mistä sekä mitä tuotteita tai palveluita, sillä voi hankkia.

Tilanteessa, jossa työntekijä saisi vapaasti valita, mitä lahjakortilla pystyy ostamaan, laskettaisiin lahja verotettavaksi tuloksi. Myös muut rahaan verrattavat sekä rahat lahjana ovat verotuksessa työntekijöille palkkaa. Joululahjat omaavat yrityksen tuloverotuksessa vähennysoikeuden, mutta eivät arvonlisäverotuksessa.  

Mainoslahjat sekä Edustuslahjat

Joulun alla jaetaan henkilöstön lisäksi lahjoja myös yhteistyökumppaneille. Lahjan verotuksen suhteen täytyy ensin määrittää, onko se mainos- vai edustuslahja.

Mainoslahjoille on tyypillistä olla samanlaisia, hinnaltaan alhaisempia ja usein yrityksen logoilla varustettuja esimerkiksi kyniä tai pipoja.

Verohallinnon mukaan mainoslahjan arvo saisi olla enintään 50 €, jotta se on vähennyskelpoinen tuloverotuksessa sekä arvonlisäverotuksessa.

Edustuslahjat puolestaan eivät ole vähennyskelpoisia arvonlisäverotuksessa, mutta verotuksessa 50% on vähennettävää. Edustuslahjoille on tyypillistä olla yksilöllisempiä sekä hintavampia, kuten kallis alkoholipullo tai asuste.  

Eli lahjat pitää miettiä mahdollisimman sopiviksi kaikille, jotta näissä säilyy vähennysoikeus.

Aiheesta lisää

Yksityiskohtaisemmin aiheeseen voi tutustua Verohallinnon sivuilla. Verohallinnon ohjeista pystyy lukemaan tarkemmin, mitä yritys saa vähentää ja mitä yritys ei voi vähentää.

Vaihtoehtoisesti voit kysyä suoraan tilitoimistolta.

Tilitoimisto avuksi

Verotus voi olla haastavaa siihen perehtymättömälle. Verotuksessa tulee ottaa huomioon sekä laki että verotuksen ohjeet.

Mikäli pikkujoulut, muut juhlat ja ylipäätänsä muut kulut mietittyvät, kannattaa kirjanpito ulkoistaa tilitoimistolle.

eCount palvelussa saat henkilökohtaisen palvelun, jotta tiedät, mikä on yrityksellesi paras vaihtoehto.

Ota yhteyttä.

‍