Palkanmaksu on yrityksen tärkein velvoite työntekijöitään kohtaan. Palkka on korvaus työntekijän tekemästä työstä ja ajasta. Sen tulee olla ajallaan palkansaajan tilillä ja oikean summainen. Tästä vielä pitää antaa ilmoitukset.
Palkat on loppujen lopuksi hyvin suoraviivaista hoitaa. Vaikeaksi tämän tekee sen, että jokainen työntekijä on yksilöllinen ja työehtosopimuksessa voi olla eroavaisuuksissa.
Palkanlaskennan haasteet
Aikataulutus on varmasti suurin ongelma. Jos yrityksessä on vain kuukausipalkkoja saavia työntekijöitä, ei näiden laskeminen ole kovin vaikeaa. Moni mutkaiseksi tekevät työajan saattaminen ajoissa palkanlaskentaan.
Palkkasta voidaan myös käyttää nimitystä työkorvaus, joka on todellisuudessa täysin eri kuin palkka. Lue, miten työkorvaus eroaa palkasta.
Nykyaikaisissa ohjelmissa työajanseuranta on mahdollista liittää suoraan samaan palkanlaskennan yhteydessä ohjelmistoon, jolloin tiedot siirtyvät reaaliajassa.
Mikäli kaipaat palkanlaskentaa ja työajanseurantaa, ota yhteyttä.
eCount kanssa saat tarvittaessa kaiken tarpeellisen.
Työehtosopimukset, alakohtaiset eroavaisuudet ja palkanlisät
Mitä useampi ihminen tekee lähes vastaavaa työtä, sen todennäköisemmin ammattiyhdistysliikkeet ovat saaneet palkanlaskennasta monimutkaista.
Työntekijäjärjestöiden sekä työnantajien tai työnantajien järjestöiden välille on tehty sopimus (työehtosopimus). Työehtosopimuksia muuttetaan sekä päivitetään säännöllisesti. Työehtosopimuksessa sovitaan erilaisista työehdosita, kuten työajoista, lomista, palkoista sekä muista eduista. Muita tällaisia etuja voivat olla esimerkiksi lisät. Lisät ovat korvausksia, joita maksetaan peruspalkan lisäksi.
Esimerkki joistakin lisistä:
- Iltalisä
- Yölisä
- Lauantailisä
- Sunnuntailisä
- Provisio
- Ylityökorvaus
- Varallaolokorvaus
- Olosuhdelisä
- Vaarallisen työn lisä
Erilaiset lisät voivat olla yrityskohta ja eri kokoisia.
Suomessa ei ole määritettynä mitään yleistä minimi palkkaa. Työehtosopimuksessa on määritettynä vähimmäispalkka, jota ei saa alittaa. Vaikka alalla, jolla toimit ei ole työehtosopimusta tulee maksettavan palkan olla kohtuullinen. Kohtuullinen palkka yleensä määräytyy muiden samankaltaisten työtehtävien palkkatason mukaan.
Tulorekisteri
Palkoista tulee tehdä ilmoitus tulorekisteriin 5 päivän sisällä maksupäivästä. Tämän voi tehdä itse suoraan Tulorekisterin sivuilta tai palkka.fi ohjelman kautta.
Palkan sivukulut
Palkan sivukulut aiheuttavat merkittävän erän itse palkanmaksun päälle. Sen lisäksi, että työntekijälle maksettavasta palkasta joudutaan pidättämään erikseen ennakonpidätys eläkevakuutusmaksu ja sosiaaliturvamaksu, joutuu työnantaja laskemaan ja maksamaan myös muita sivukuluja.
Ennakonpidätyksen määrä määrittyy verokortin mukaan, joka pohjautuu arvioituihin tuloihin. Jokainen 18-64- vuotias maksaa palkastaan myös työttömyysvakuutusmaksua. Työeläkevakuutusmaksu vähennetään myös palkkaa ja tällä pääasiassa rahoitetaan työeläkkeet.
Työntekijä voi saada luontoisetuja, kuten puhelinetu, työsuhdematkalippu, lounasetu, autoetu tai virikekortti. Nämä ovat etuja, joita työnantaja maksaa muutoin kuin rahapalkkana. Ammattiyhdistysten jäsenmaksut voidaan, joko merkitä ja vähentää palkastasi tai voit vaihtoehtoisesti maksaa ne itse suoraan ammattiliitollesi.
Työnantajan kustannuksia nostavia sivukuluja ovat:
- Eläkevakuutus
- Tapaturmavakuutus
- Työttömyysvakuutusmaksu
- Sairausvakuutusmaksu
- Ryhmähenkivakuutus
Katso kuluvan vuoden palkanlaskennan sivukulut.
Eläkevakuutusmaksu, TYEL tai YEL
Eläkevakuutusmaksu on yleensä suurin yksittäinen palkanlaskennan sivukulu.
Työeläkevakuutusmaksu tulee ottaa työntekijälle, joka on iältään 17-67 vuotias ja palkkasumma kuukaudessa ylittää 65,26€ (2023). TyEL maksu on suuruudeltaan hieman yli 25% (tämä riippuu työeläkeyhtiö, sillä osa yhtiöistä jakaa enemmän tuottojaan asiakashyvityksinä), josta työnantajan osuus on noin 18%.
Tulorekisteri ilmoituksen mukana menee tieto työeläkeyhtiöstä, josta yhtiö poimii tiedot ja lähettää sitten laskun.
Yrittäjän eläkevakuutus määräytyy työtulon mukaan, eikä palkan, joten työeläkeyhtiö lähettää samansuuruisen laskun laskutusjakson mukaisesti.
Tilapäinen työnantaja
Yritys voi toimia tilapäisenä työnantajana esimerkiksi kausiluontoisesti yritys haluaa palkata kesätöihin muutaman 17-67 vuotiaan.
Tilapäisenä työnantajana ei tarvitse erikseen ottaa työeläkevakuutusta työeläkeyhtiöstä. Työeläkemaksut kuitenkin pitää hoitaa ja nämä ovat noin 1 prosenttiyksikön kalliimpia.
Tilapäisenä työnantajana voi toimia, mikäli kuuden kuukauden palkkasummat jäävät alle 9 348€ (2023).
Työntekijän tiedot
Äkkiseltään voisi ajatella, että työntekijän tiedoista oleellisimmat olisivat henkilötunnus ja pankkitilin tiedot. Todellisuudessa tulorekisteri vaatii tämän lisäksi muut tiedot:
- Eläkevakuutuksesta
- Tapaturmavakuutuksesta
- Ammattiluokituksesta
Ilman näitä tietoja, tulorekisteri ei hyväksy ilmoitusta.
Työaika ja palkat samassa ohjelmassa
Mikäli yrityksellä on vain kuukausipalkkalaisia töissä, ei työajanseurannan kytkemistä palkanlaskentaan tarvita. Usein yrityksellä on kuitenkin sekoitus tunti- ja kuukausipalkkalaisia töissä. Tällöin tuntien kirjaaminen samaan järjestelmään palkanlaskennan kanssa kuulostaa järkevältä.
eCount tarjoaa mahdollisuuden tuntikirjauksien tekemisen ja täyden työajanseurannan. Näistä tiedot siirtyvät automaattisesti palkanlaskentaan, joka taas vähentää työn määrää sekä virheiden mahdollisuutta.
Kysy lisää!
Palkkalaskelma
Palkanmaksun yhteydessä tulee työntekijälle toimittaa palkkalaskelma. Palkkalaskelma sisältää tiedot maksetusta palkasta ja siitä tehdyistä vähennyksistä. Palkkakuitin tulee sisältää seuraavat tiedot:
- työntekijän sekä -antajan nimi
- palkkakausi sekä palkanmaksupäivä
- bruttopalkka sekä maksetut vähennykset
- lisät sekä luontoisedut
Palkanlaskijan tehotyökalut
Palkanlaskentaan voidaan yhdistää paljon muutakin, kuin pelkkä työajanseuranta. Esimerkiksi provisio laskennan myynneistä myyjälle voidaan nykyaikaisessa järjestelmässä laskea automaattisesti.
Lisäksi, kun kaikki tiedot ovat samassa järjestelmässä, ei tietoja tarvitse yhdistellä eri raporteilla. Tämä vapauttaa aikaa päätöksentekoon.
Tyypillisesti yritykset hankkivat järjestelmiä käyttöönsä, jotka sillä hetkellä vaikuttavat parhailta. Kuitenkin tulisi osata huomioida tulevaisuuden tarpeet.
Sujuvaa ja kannattavaa palkanlaskentaa
Koska palkanlaskenta on yrityksen tärkeimpiä velvoitteita, tulee sen sujua aina mahdollisimman hyvin. Tämän lisäksi on yrityksen etu, että palkanlaskenta on kustannustehokasta.
Erillinen palkanlaskentaohjelma on pienille yrityksille yleensä täysin turha. Mikäli käytössä on jokin taloushallinnon ohjelmisto, voidaan tähän liittää palkanlaskenta. On olemassa ilmainen palkanlaskentaohjelma, Verohallinnon ylläpitämä palkka.fi.
Jos yrityksellä on erillinen tilitoimisto huolehtimassa kirjanpidosta, kannattaa palkat ulkoistaa. Mikäli kustannukset tuntuvat suurilta, voi näistä neuvotella. Tarkoitus on kuitenkin saada kokonaisvaltaisesti järkevä ja kannattava palkanlaskenta.
Loma-ajan palkka
Suomessa vuosilomaa kertyy, mikäli työntekijä tekee 14pv tai 35h kalenterikuukauden aikana töitä. Lomaa kertyy tällöin joko 2pv tai 2,5pv riippuen siitä, onko työntekijä ollut saman työnantajan palveluksessa yli vuoden.
Sen lisäksi, että normaali työajan palkasta tehdään pidätykset ja jaksotetaan, tulisi tämä kirjanpidon suhteen tehdä myös loma-ajan palkoille.
Työntekijä voi päättää olla pitämättä lomaa, jolloin kaikki lomat maksetaan rahana normaalin palkan päälle.
Irtisanomisajan palkka
Työntekijän palkanmaksu juoksee irtisanomisaikana. Tänä aikana työnantaja maksaa normaalisti palkan, mutta laskee myös pitämättä jääneistä lomista lomakorvauksen.
Voiko palkanlaskenta mennä väärin?
Voi ja pahasti. Tämän voi todeta katsomalla Suomen suurimman työnantajan Helsingin kaupungin palkanlaskennan kaaosta, jossa 4-7% palkoista on ollut vuoden ajalta väärin. Pahimmillaan tämä on aiheuttanut ihmisille ulosottoon joutumista.
Suuremmissa yrityksissä on luonnollisesti todennäköisempää kohdata virheitä ja niiden korjaaminen kestää, mutta virheiden syntymistä pitäisi estää kaikin keinoin.
Miksi palkka on väärin?
Palkanlaskenta on yksinkertaistettuna prosessina seuraava:
- Työntekijä toimittaa työnantajalle perustiedot (pankkitili, verokortin, hetun jne.)
- Työnantaja toimittaa työntekijän perustiedot palkanlaskentaan
- Työntekijä tekee työn
- Työnantaja valvoo tehdyn työn
- Työnantaja raportoi työntekijän tekemän työn palkanlaskentaan (tämä voi olla automaattisesti tai manuaalisesti)
- Palkanlaskenta laskee palkan annettujen tietojen pohjalta
- Palkanlaskenta lähettää palkan maksuun
Vaiheita palkanlaskennassa on monia, joista jokainen voi aiheuttaa virheen. Nämä virheet voidaan jakaa karkeasti inhimillisiin virheisiin ja teknillisiin virheisiin. Inhimillisiä virheitä voi olla äärimmäisen paljon ja usein nämä tapahtuvat tietoa syöttäessä tai kopioidessa. Teknilliset virheet taas voivat olla järjestelmien vääränlainen käyttö, ei siis bugeja tms. (joita nykyisin ei pitäisi juuri ilmaantua).
Mitä enemmän palkanlaskennan vaiheita saadaan automaattisesti liikkumaan normaalin työnteon ohella, sen tehokkaampaa ja vähemmän virheitä sisältävää palkanlaskennasta tulee.
Esimerkiksi työntekijän tunnit voisivat liikkua palkanlaskentaan automaattisesti työajanseurannasta, jolloin myös iltalisät kohdistuvat oikein.
Helpompaa palkanlaskentaa tilitoimiston avulla
Palkanlaskennan on tarkoitus hoitua oikein, eikä siitä voi joustaa. Palkat on oltava ajallaan oikein laskettuna. Tästä syystä palkanlaskennan ulkoistaminen onkin järkevää.
Tilitoimiston kanssa saat kaiken tarvittavan tuen palkanlaskentaan.
eCount tarjoaa palkanlaskennan lisäksi itse taloushallinnon ohjelmiston, sekä henkilökohtaisen palvelun. Tutustu eCount palveluun.
Ota yhteyttä tänään ja varaa maksuton esittely
Ota yhteyttä jo tänään ja tutustu siihen, kuinka kirjanpitopalvelumme voivat hyödyttää yritystäsi. Odotamme yhteydenottoasi ja mahdollisuutta auttaa sinua hoitamaan kirjanpitosi kuntoon. Fiksusti ja tehokkaasti.
.png)
