Hei yrittäjä, tiedätkö mitä edustuskuluja voi vähentää yrityksen kirjanpidossa?
Avaamme tässä artikkelissa tarkemmin, mitä edustuskulut ovat, niiden vähennyskelpoisuudesta verotuksessa sekä kerromme, mitkä kulut ovat edustuskuluja ja mitkä neuvottelu- tai markkinointikuluja.
Mitä ovat edustuskulut?
Edustuskulut ovat yrityksen liiketoiminnan kuluja, jotka kohdistuvat yrityksen ulkopuolisiin tahoihin. Ne kattavat menot, joita yritys käyttää asiakassuhteiden ylläpitämiseen, liiketoiminnan edistämiseen sekä potentiaalisten asiakkaiden tai yhteistyökumppaneiden houkuttelemiseen asiakkaaksi.
Voidaanko edustuskulut vähentää verotuksessa?
Edustuskulut voi vähentää verotuksessa, kun ne täyttävät yleiset periaatteet, joita ovat liiketoiminnan tarpeellisuus, kohtuullisuus sekä selkeä dokumentointi.
- Liiketoiminnan tarpeellisuus: Kulujen on oltava tarpeellisia ja suoraan liittyviä yrityksen liiketoimintaan. Neuvottelut, asiakastapaamiset ja suhteiden ylläpito sidosryhmien kanssa, ovat esimerkkejä tilanteista, joissa syntyneet kulut voivat olla vähennyskelpoisia.
- Kohtuullisuus: Kulujen on oltava kohtuullisia yrityksen koosta ja tulostasosta riippuen. Liialliset menot eivät yleensä täytä verovähennyskelpoisuuden ehtoja.
- Selkeä dokumentointi: Yrityksen on kyettävä todistamaan kulujen liittyminen liiketoimintaan laskujen, kuittien ja muiden dokumenttien avulla. Nämä sisältävät tiedot siitä, kenen kanssa tapaaminen on pidetty, tapaamisen tarkoitus sekä sen liittyminen liiketoimintaan.
Huomioi kuitenkin, että saat vähentää edustusmenoista vain 50 % tuloverotuksessa. Edustuskuluilla ei lisäksi ole arvonlisäveron vähennysoikeutta.
Mitkä kulut ovat edustuskuluja ja mitkä neuvottelu- tai markkinointikuluja?
Yrityksen menojen luokittelu edustuskuluihin, neuvottelukuluihin tai markkinointikuluihin on tärkeää sekä kirjanpidon että verotuksen näkökulmasta. Erottelun tärkeys on siinä, että eri kulutyypit voivat olla eri tavoin vähennyskelpoisia.
Esimerkiksi edustuskulut voivat olla rajoitetusti vähennyskelpoisia tai kokonaan vähennyskelvottomia, kun taas markkinointi- ja neuvottelukulut ovat yleensä täysin vähennyskelpoisia, sillä ne katsotaan suoraan liiketoiminnan tulon hankkimiseksi.
Edustuskulut
- Liittyvät yrityksen edustustoimintaan, tarkoituksena luoda ja ylläpitää suhteita asiakkaisiin, sijoittajiin ja muihin sidosryhmiin.
- Yrityksen järjestämät illalliset nykyisille tai potentiaalisille asiakkaille.
- Kustannukset, jotka syntyvät osallistumisesta erilaisiin verkostoitumistapahtumiin.
- Liikelahjat, jotka ovat tarkoitettu kiitokseksi tai suhteen vahvistamiseksi.
Neuvottelukulut
Neuvottelukulut ovat kuluja, jotka syntyvät suoraan liiketoimintaneuvotteluista tai sopimusneuvotteluista. Nämä kulut voivat sisältää:
- Matkakulut, jotka liittyvät suoraan neuvottelumatkoihin
- Kokoustilojen vuokraus
- Tarjoilukulut neuvottelujen aikana
Toisin kuin edustuskulut, neuvottelukulut ovat tyypillisesti suoraan liitettävissä tiettyyn kauppaan tai sopimukseen, ja niillä on selkeämpi yhteys yrityksen tulonmuodostukseen.
Markkinointikulut
Markkinointikulut puolestaan ovat laajempi kategoria, joka kattaa menot, jotka liittyvät yrityksen tuotteiden tai palveluiden markkinointiin tai mainontaan.
Tähän kuuluvat esimerkiksi:
- Mainoskampanjat (esimerkiksi lehdissä, televisiossa, internetissä)
- Markkinointimateriaalien kuten esitteiden, tuotekatalogien tai verkkosivuston, suunnittelu ja tuotanto.
- Tapahtumamarkkinointi, mukaan lukien messut ja tuotejulkistukset.
Mainoslahja vai edustuslahja?
Mainoslahjat ja edustuslahjat ovat molemmat tärkeässä roolissa suhde- ja brändinhallinnassa. Niiden tarkoitukset, käyttöyhteydet ja verotukselliset vaikutukset eroavat kuitenkin toisistaan. Kun ymmärrät näiden lahjatyypin eroista, voit suunnitella tehokkaammin yrityksen markkinointi- ja edustusstrategian.
Mainoslahjat ovat yleensä pieniä, yrityksen logoilla tai tunnuslauseilla varustettuja esineitä, jotka jaetaan laajemmalla kohderyhmälle markkinointitarkoituksessa. Niiden päätavoitteena on lisätä yrityksen tunnettuutta ja pitää yrityksen nimi mielessä, potentiaalisten asiakkaiden parissa.
Mainoslahjat voivat sisältää:
- Kynät, avaimenperät tai muut pienet toimistotarvikkeet
- Kangaskassit, t-paidat ja muut käyttöesineet
- Kalenterit ja muistikirjat yrityksen logolla
Mainoslahjoilla on tyypillisesti edullinen yksikköhinta ja niitä jaetaan ilmaiseksi suuria määriä, esimerkiksi juuri messuilla, konferensseissa tai suoramyynnin yhteydessä. Ne katsotaan yleensä kokonaan vähennyskelpoiseksi markkinointikuluksi verotuksessa, sillä ne edistävät suoraan yrityksen tuotteiden tai palveluiden myyntiä.
Edustuslahjat ovat yleensä arvokkaampia ja henkilökohtaisempia, kuin mainoslahjat. Ne osoitetaan tiettyihin yksilöihin tai yrityksiin. Edustuslahjojen tarkoituksena on rakentaa tai vahvistaa liikesuhteita, ilmaista kiitollisuutta yhteistyöstä tai juhlistaa erityisiä saavutuksia.
Edustuslahjoja voivat olla:
- Räätälöidyt lahjasetit, jotka sisältävät esimerkiksi laadukkaita paikallisia ruokatuotteita
- Henkilökohtaisesti kaiverretut toimistotarvikkeet
- Elämyslahjat
Usein kysyttyä edustus-, markkinointi- ja neuvottelukuluista
Seuraavaksi muutamia usein esitettyjä kysymyksiä liittyen edustus-, markkinointi- ja neuvottelukuluihin.
Voiko yritys käyttää edustuskuluja yrityksen ulkopuolisiin henkilöihin?
Kyllä, tämä on yksi edustuskulujen yleisimmistä käyttötarkoituksista ja ne kohdistuvat asiakkaisiin, potentiaalisiin asiakkaisiin, yhteistyökumppaneihin tai sijoittajiin. Tällaisia kuluja voivat olla esimerkiksi erilaiset liikelounaat, verkostoitumistapahtumat ja tuotejulkistukset.
Vaikuttaako tilaisuuden luonne yrityksen verotuksessa?
Tilaisuuden luonne voi vaikuttaa merkittävästi verotukseen, erityisesti kun kyse on edustuskulujen vähennyskelpoisuudesta. Verottaja arvioi kunkin kulun vähennyskelpoisuutta sen perusteella, täyttääkö se tietyt kriteerit, jotka liittyvät liiketoiminnan tarpeellisuuteen ja kohtuullisuuteen.
Mitä tulee huomioida arvonlisäverotuksessa?
Arvonlisäverotuksen näkökulmasta edustus-, markkinointi- ja neuvottelukulut käsitellään eri tavalla. ALV:n vähennysoikeus riippuu siitä, liittyykö kulu välittömästi yrityksen verotukselliseen myyntiin.
Markkinointi- ja neuvottelukulut, jotka liittyvät suoraan yrityksen verotukselliseen myyntiin, oikeuttavat yleensä ALV-vähennykseen. Edustuskulut puolestaan ovat usein rajatumpia ALV-vähennyksen suhteen. Esimerkiksi Suomessa asiakkaalle tarjottavien edustusaterioiden arvonlisävero ei ole vähennyskelpoinen.
Onko alkoholi ALV vähennyskelpoista?
Suomessa alkoholin sisältämä arvonlisävero (ALV) ei yleensä ole vähennyskelpoista, kun se liittyy edustuskuluihin. Tämä johtuu siitä, että verolainsäädäntö asettaa rajoituksia edustuskuluihin, mukaan lukien alkoholin vähennyskelpoisuudelle arvonlisäverotuksessa. Edustustilaisuuden kulut kuten alkoholi, katsotaan yleensä menoksi, jotka eivät suoraan liity yrityksen verolliseen myyntiin, minkä vuoksi niiden ALV ei ole vähennyskelpoista.
Kirjanpitäjä auttaa sinua edustuskuluihin liittyvissä kysymyksissä
Yrityksen taloushallinnon kannalta, kirjanpitäjä voi olla suuressa roolissa edustuskulujen hallinnassa sekä niiden asianmukaisessa käsittelyssä kirjanpidossa ja verotuksessa.
Edustuskulujen luonne
Kirjanpitäjä voi auttaa määrittelemään, mitkä menot yrityksen toiminnassa katsotaan edustuskuluiksi. Hän osaa selventää, miten kulut eroavat muista liiketoiminnan kuluista, kuten suorista markkinointi- tai neuvottelukuluista, varmistaen oikeanlaisen kirjanpidollisen käsittelyn.
Vähennyskelpoisuuden määrittäminen
Kirjanpitäjä tarjoaa asiantuntijuuttaan edustuskulujen vähennyskelpoisuudessa, mukaan lukien uusimmat verolait ja -säädökset, jotka vaikuttavat siihen, mitä kuluja voidaan vähentää ja missä laajuudessa. Kirjanpitäjä voi myös suunnitella strategioita, jotka maksimoivat verovähennykset, ja samalla myöskin varoittaa mahdollisista riskialttiista menettelyistä.
Tarvitsetko lisävinkkejä verotuksellisissa asioissa? Ota yhteyttä ja kysy lisää.
Dokumentaatioiden hallinta
Kirjanpitäjä informoi yritystä siitä, millaista dokumentaatiota (kuitit, osallistujalistat ja liiketoiminnalliset perustelut), tulee säilyttää edustuskulujen tueksi. Kirjanpitäjän avulla voit kehittää ja parantaa järjestelmääsi sekä prosesseja, jotka tehostavat kulujen seurantaa ja dokumentaatioiden hallintaa. Kaikki tieto on näin myös helposti saatavilla ja verotuksellisesti oikeanlaista.
Tutustu myös, miten tilitoimisto auttaa yritystäsi säästämään.
Ota yhteyttä tänään ja varaa maksuton esittely
Ota yhteyttä jo tänään ja tutustu siihen, kuinka kirjanpitopalvelumme voivat hyödyttää yritystäsi. Odotamme yhteydenottoasi ja mahdollisuutta auttaa sinua hoitamaan kirjanpitosi kuntoon. Fiksusti ja tehokkaasti.
.png)
