Tilitoimiston vaihtaminen tulee suurelle osalle yrityksistä jossain vaiheessa vastaan. Syitä voi olla monia, mutta yleensä syynä on kustannusten nousu tai heikentynyt palvelu.

Miksi tilitoimiston vaihtaminen tulisi tehdä?

Tilitoimiston vaihtaminen ei ole monestikaan päivien tai viikkojen aikana vastaan tulleet ongelmat, vaan voi olla pidemmän aikavälin ongelmien kumulaatio.

Tilitoimiston vaihtaminen ei myöskään ole hetken päähän pistoksesta tehtävä asia, sillä tilitoimiston vaihtaminen vaatii useamman päivän tai viikkojen aineistojen siirron.

eCount palvelussa ohjelmat saa käyttöön nopealla aikataululla, usein samana päivänä. Tällöin laskujen lähettäminen ja vastaanottaminen onnistuu viimeistään seuraavana päivänä.

Tilitoimiston vaihtamiseen voi olla monta eri syytä

Hinta

Tilitoimisto alaa vaivaa pitkälti piilotettu hinnoittelu. Tätä ovat tapahtumamaksujen ja lisäpalveluiden (hinnoittelussa on jätetty tarkoituksella haluttuja asioita ulkopuolelle) yllätysveloittaminen. Mikäli tilitoimistolla on hinnasto näkyvillä, ei tapahtumamaksuja ole välttämättä selkeästi ilmoitettu. Kuukausihinta voi vaikuttaa siltä, että se pitää sisällään kaiken tarpeellisen, mutta todellisuudessa tämä ei aina pidäkään paikkansa. Myös tarpeettomia ominaisuuksia saatetaan myydä.

Myös keinotekoiset rajoitteet vaikuttavat hintaan. Hyvin monessa tilitoimistossa on käytössä jokin lasku-, liikevaihto- tai tositerajoitus. Hyvin harvassa yrityksessä nämä ovat staattisia. Alkuun saadaan minimihinta paketilla taloushallinto ja kirjanpito, mutta nopeasti yrityksen tilanne muuttuu ja täytyykin olla heti päivittämässä seuraavalle tasolle.

Tilitoimistojen hinnoittelun ongelmista voit lukea täältä.

Palvelun laatu tai sen heikkeneminen

Uudelle yritykselle hinta ja tuki ovat tärkeimpiä asioita tilitoimiston valinnassa. Kun hinta ja palvelu kohtaavat, syntyy asiakkuus. Asiakas saa usein hyvää palvelua alkuun, mutta pian vastaaminen rupeaakin kestämään ja jossain vaiheessa jopa loppumaan.

Kyseessä on todennäköisesti tilitoimistosta, joka hakee nopeaa kasvua, jolloin aika keskitetään uusiin asiakkaisiin. Tilitoimiston vaihtaminen käy epätodennäköisemmäksi, mitä pidempään asiakas on käyttänyt palvelua. Lisäksi kirjanpitäjät hoitavat liikaa asiakkaita, jolloin perusasiat hoidetaan, mutta ylimääräistä ilman laskutusta ei (yleensä tämä koskettaa kaikista suurimpia tilitoimistoja).

Kommunikaation puute

Yllä olevat ongelmat olisivat todennäköisesti vältettävissä hyvällä kommunikaatiolla. Esimerkiksi asiakas varmasti ymmärtää hinnan noston paremmin, jos hänelle tämä selkeästi kommunikoidaan.

Samoin palvelua voitaisiin parantaa, mikäli tästä voitaisiin veloittaa. Tämänkin kommunikoimalla päästäisiin varmasti yhteisymmärrykseen.

Kommunikaation puutteet ajavat yrityksiä vaihtamaan tilitoimistoja

Tilitoimiston vaihto ja uusi tilitoimisto

Uuden tilitoimiston kanssa käydä lävitse vanhan tilitoimiston ongelmista. Näin voidaan todennäköisesti välttää ongelmien toistuminen.

Uuden tilitoimiston kanssa sopiminen

Kun aika on vaihtaa tilitoimistoa, kannattaa käydä lävitse tarkasti, mitä hinta pitää sisällään.

Esimerkiksi eCount palvelun kuukausihinta pitää sisällään:

  • Myyntilaskutuksen

  • Ostolaskujen käsittelyn

  • Kuittien kuvaamisen

  • Perusrekisterit

  • Raportoinnin

  • Kirjanpidon ja viranomaisilmoitusten tekemisen

  • Henkilökohtaisen palvelun

Kesken tilikauden tilitoimiston vaihtaminen

Luontaisin ja helpoin on vaihtaa tilitoimistoa tilikauden vaihtuessa. Tällöin voidaan sopia toimittajien kanssa laskujen toimittamisesta uuteen järjestelmään aikaisemmin. Yleensä sopimuksissa on vähintään 2kk irtisanomisaika, mutta mitä aikaisemmin tiedetään järjestelmän vaihtuvan, sen paremmin vaihto tapahtuu. Vanha tilitoimisto saa tehtyä tilinpäätöksen omien tietojensa pohjalta, jonka jälkeen tämä vain syötetään alkusaldoiksi uuteen järjestelmään.

Kesken tilikauden tilitoimiston vaihto tuo muutaman huomioitavan asian.

Päällekkäiset sopimukset

Kesken tilikauden tilitoimiston vaihto tuo haasteena saada kaikki laskut tulemaan uuteen järjestelmään. Jos palveluita ei käytetä päällekkäin, tuo tämä haasteita. Uuden tilitoimiston kanssa pystyy yleensä sopimaan tästä.

Irtisanomisaika

Irtisanomisaika on yleensä vähintään 2kk. Tilitoimiston sopimusehdoista löydät tämän.

Vastuista sopiminen

Uusi tilitoimisto voi hoitaa päällekkäin asioita vanhan tilitoimiston kanssa. Onkin tärkeää sopia, että mitä kaikkea vanha tilitoimisto vielä hoitaa. Yleensä sopimuksen mukaisesti ilmoitukset ja kirjanpidon irtisanomispäivään asti.

Tilitoimistoa vaihtaessa ei kuitenkaan kannata turhaan viivytellä, mikäli asiat eivät hoidu. Tilitoimiston vaihtaminen on kuitenkin yksinkertainen prosessi.

Miten vaihtaa tilitoimistoa ja kirjanpitäjää (ja mitä se vaatii)?

Tilitoimiston vaihtamiseen liittyy muutamia konkreettisia asioita, jotka tulee huomioida. Seuraavassa on vaiheittain tilitoimiston vaihtaminen.

Tilitoimiston vaihtaminen on yksinkertainen prosessi

Arvioi nykytilanteesi

Ensimmäinen askel on tarkastella tarkkaan nykytilannettasi ja kysyä itseltäsi, onko muutos todella tarpeen. Jos yrityksesi on kasvanut ja sinusta tuntuu, ettet saa tarvitsemaasi huomiota kirjanpitäjältäsi, on todennäköisesti aika vaihtaa. Tai jos yrityksesi on muuttunut ja huomaat, että nykyinen kirjanpitäjäsi ei enää sovi sinulle, kirjanpitäjän ja tilitoimiston vaihtaminen voi olla järkevää.

Tilitoimistoa vaihtaessa kannattaa viimeistään miettiä sähköisen taloushallinnon tuomia hyötyjä.

Vertaile tilitoimistoja

Kun olet päättänyt, että kirjanpitäjän vaihtaminen on yrityksellesi paras toimintatapa, on aika alkaa vertailemaan. Haluat löytää kirjanpitäjän, joka sopii hyvin sekä yrityksesi että henkilökohtaiseen tyyliisi. Onneksi käytettävissä on paljon resursseja, kuten verkkohakemistoja ja suosittelupalveluja, jotka auttavat sinua tässä prosessissa.

Uusi tilitoimisto kannattaa valita kokonaisuuden, ei pelkän hinnan mukaan. Tässä kohtaa ollaan jo arvioitu omn yrityksen tarpeet, joten kannattaa myös tarjouspyynnöt jättää tämän mukaan. Useat tilitoimistot vaativat hyvin tarkkat lähtötiedot, jotta voivat hinnoitella palvelunsa heille sopivaksi. Tämä tarkoittaa lisäkustannuksia yrittäjälle, mikäli yksikin asia unohtuu.

eCount palvelu on joustavaa, eikä käytönaloittaminen vaadi jokaisen tilitapahtuman laskentaa. Näet suoraan kuukausihinnan ja tapahtumamaksut hinnastosta.

Tästä voit lukea tilitoimiston valinnasta.

Aikatauluta

Kun sinulla on lyhyt lista mahdollisista yrityksistä hoitamaan kirjanpitoasi, ota yhteyttä ja sovi esittelyt kunkin yrityksen kanssa. Tämä on tilaisuutesi esittää kysymyksiä, saada lisätietoja heidän palveluistaan ja saada tuntumaa heidän tiimiinsä. Kun olet tavannut kaikki luettelossasi olevat yritykset, sinulla pitäisi olla hyvä käsitys siitä, mikä niistä sopii sinulle parhaiten.

Varsinaiseen siirtoon tulee varata riittävästi aikaa. Kun päätös vaihtamisesta on tehty, tulisi aikaa uudelle tilitoimistolle varata muutama kuukausi vähintään.

Ilmoita nykyiselle tilitoimistolle

Kun olet päättänyt vaihtaa tilitoimistoa, on aika irtisanoa palvelu. Tässä kohtaa lähtee juoksemaan irtisanomisaika. Nykyisen tilitoimiston tehtävä on hoitaa sovitut asiat, mutta siirto vaatii yleensä jonkin verran ylimääräistä työtä. Vanha tilitoimisto varmasti laskuttaa kaikesta ylimääräisestä, joten tämä tulee myös ottaa huomioon. Esimerkiksi asiakasrekisterin ja tilierittelyiden lataaminen. Kuitenkin järkevästi suunniteltuna, saadaan aineistot yleensä nopeasti ja yhdellä kertaa ulos.

Ole irtisanomisessa ammattimainen. Tilitoimisto tekee sopimuksen mukaan, eikä välttämättä yhtään enempää, mikäli jostain syystä sille päälle sattuu. Vastaaminen saattaa kestää ja tämä tuottaa lisää stressiä. Kun ottaa huomioon ammattimaisuuden, todennäköisesti saadaan asiat hoitumaan paremmin.

Tee suunnitelma tietojen siirtämistä varten

Yksi tärkeimmistä kirjanpitäjän vaihtamiseen liittyvistä seikoista on kaikkien taloustietojen siirtäminen uudelle kirjanpitäjälle. Tämä voi olla pelottava tehtävä, mutta sen ei tarvitse olla! Ennen kuin irtisanot vanhan kirjanpitäjäsi, aloita luettelon laatiminen kaikista yrityksesi kirjanpitoaineistosta.

Tämä sisältää:

  • Tilinpäätöksen

  • kuitit

  • laskut

  • tiliotteet

  • Tase-erittelyt

  • Tilierittelyt

Kun sinulla on tämä luettelo, ota yhteyttä uuteen kirjanpitäjääsi ja kysy, mitä tietoja hän tarvitsee aloittaakseen. Kerää sitten nämä tiedot ja lähetä ne hänelle.

Osassa palveluista pystyt tiedot lataamaan helposti itse. Osassa taas tarvitset kirjanpitäjän apua.

Vaihda

Viimeinen vaihe voi olla melko yksinkertainen, jos olet tehnyt kotiläksysi ja valinnut tilitoimiston, joka sopii hyvin sekä yritykseesi että henkilökohtaiseen tyyliisi. Tärkeintä on kommunikoida selkeästi molempien osapuolten kanssa koko prosessin ajan, jotta vältytään väärinkäsityksiltä ja yllätyksiltä. Varsinkin jos olet valinnut oikean kumppanin tulevaksi kirjanpitäjäksesi, myös vaihto sujuu muitta mutkitta.

Oletko miettinyt tilitoimiston vaihtamista? Ota yhteyttä!

Tilitoimistoa vaihtaessa, ei tarvitse turhaan miettiä, jos käytät aikaa nykytilanteen arviointiin ja kommunikoit selkeästi kaikkien osapuolten kanssa koko prosessin ajan.

Mikäli haluat joustavan tilitoimiston vaihdon, voit olla yhteydessä meihin. Saat joustavan ja henkilökohtaisen palvelun jo ennen sopimuksen allekirjoitusta. Meidän ajatus on, että voit keskittyä liiketoimintasi kehittämiseen taloushallinnosta huolehtimatta.

Lue lisää uusien ja pienten yritysten kirjanpidosta.

 

Ota yhteyttä

Tomi Joki-Hollanti
Yrittäjä, eCount
tomi.joki-hollanti@ecount.fi
050 441 7748

Tomi Joki-Hollanti, yrittäjä
Tomi Joki-Hollanti, yrittäjä

Jätä yhteydenottopyyntö

15 + 14 =