Tilitoimistoissa työskentelee reilut 11 000 ihmistä ja näistä suurin osa työskentelee yli 10 henkilöä työllistävissä yrityksissä. Tilitoimistojen määrä ja niissä työskentelevien ihmisten määrä pienenee vuosi vuodelta. Tähän on käytännössä vain yksi syy: konsolidaatio. Isommat yritykset ostavat siis pienempiä pois. Kun yrityskauppoja tarkastellaan, 2/3 yrityskaupoista epäonnistuu ja tämä tarkoittaa, että ostettavan yrityksen liikevaihto ei siirry ostajan liikevaihtoon kokonaisuudessaan. Tämä taas tarkoittaa sitä, että kuluja on karsittava ja usein tämä tapahtuu henkilöstön irtisanomisilla.

Toisin sanoen vähemmällä on saatava enemmän. Tämä ajaakin tilitoimistot myymään käytännössä vain ohjelmistot ja peruspaketin (sisältäen kirjanpidon, ALV ilmoitukset, palkan), loppu täytyy laskuttaa työtuntien mukaan.

Pörssiyhtiöissä kaikki kulut on pystyttävä selittämään.

-pörssiyhtiöt valvojat tuloja ja kuluja tarkasti

-mitään ylimääräistä ei saa tehdä

-kaikki on laskutettava

 

Automaatio

Nykyään kaikki mahdollinen pyritään automatisoimaan (lukuunottamatta joitakin tilitoimistoja, jotka toimivat perinteisesti paperi laskuja vastaanottamalla). Tällä tavalla asiakas saa parhaimmillaan paremman palvelun ja tilitoimisto säästää työvoimakuluissa. Parhaimmillaan asiakkaan kirjanpito toimii seuraavasti:

Asiakas tekee laskut ja lähettää nämä itse – Automaatio noutaa pankkiaineistot, joihin kuuluvat viitesuoritukset, ja avoinna olevat laskut muuttuvat maksetuiksi.

Ostolaskut tulevat verkkolaskuina suoraan järjestelmään (tai asiakas syöttää paperiset laskut itse) – Asiakas tarkistaa laskut ja hyväksyy – Automaatio poimii hyväksytyt laskut maksueriksi, jotka asiakas hyväksyy – Maksuerät lähtevät pankkiin – Automaatio noutaa pankkiaineistot ja ostolaskut kuittaantuvat maksetuiksi.

Asiakas kuvaa kuitit ja ohjelma muodostaa niistä kululaskut automaattisesti.

Automaatio ajaa ennalta määrättyjen asetusten mukaan aineistot kirjanpitoon.

Tässä vaiheessa tulevat ensimmäiset kirjanpitäjän työvaiheet. Kirjanpitäjä varmistaa, että kirjanpito täsmää ja tämän jälkeen lähettää verottajalle aineiston. Parhaimmillaan yhden asiakkaan kuukauden työmäärä on minuutin luokkaa. Tämä on optimi, mutta todellisuus poikkeaa tästä. Mikäli tähän päästäisiin, voisi yhtä kirjanpitäjää kohti olla satoja asiakkaita, jopa tuhat. Työajan ollessa 150h/4vk, niin 1 000 asiakkaalla aikaa jäisi per asiakas 9min. Tällöin teoreettinen hinta kirjanpidolle olisi jossain 5€ tietämillä (tähän päälle vielä ohjelmistokulut).

 

Kaikki, mikä ei mahdu automaatioon, täytyy laskuttaa

Edellinen esimerkki on täysin hypoteettinen tilanne, johon tuskin päästään (etenkin byrokratian lisääntyminen estää automatisoinnin kehittymistä esim. Alv-ilmoituksen uudistaminen), mutta vaikka päästäisiinkin, menisi laskelmat täysin uusiksi yhdestäkin ylimääräisestä puhelusta. Tähän ratkaisuna on uuden henkilöstön palkkaaminen, jonka tehtävä on vastata puhelimeen. Tällöin kirjanpidon hinta tuplaantuu ja jokainen asiakas saa toiset 9min, vaikkapa sitten neuvontaan, kuukaudessa.

Tällä tapaa hinnoittelu ei ole isommissa yrityksissä oikea vaihtoehto, sillä osa asiakkaista jää ilman palveluita ja osa taas saisi enemmän aikaa, kuin yritys tarvitsisi. Oikea vaihtoehto on siis jättää kirjanpito jollekin toiselle, ja palkata työntekijöitä vastaamaan asiakkaiden kysymyksiin. Koska tätä aikaa ei ole otettu kirjanpidon hinnoittelussa huomioon, laskutetaan kaikki tämä aika tehtyjen työtuntien mukaan.

Tilitoimistoala on murroksen vaiheessa, jossa kirjanpito nähdään jo niin rutiininomaisena, ettei sitä varten ole järkevää palkata henkilöstöä. Tästä syystä kirjanpitäjistä halutaankin tehdä konsultteja. Taloushallintoliitto järjestää kirjanpitäjästä konsultiksi koulutuksia ja suurimpien tilitoimistojen avoimia työpaikkoja tarkastellessa, ei yhtään kirjanpitäjää löydy, ainoastaan taloushallinnon asiantuntijoita. Enemmän työpaikkoja näyttäisi kuitenkin olevan avoinna ohjelmakehityksen puolella.

 

Laskutettavat työt ja tunnit

Isoissa yrityksissä on raskas kulurakenne, eivätkä kaikki ole niin sanotusti tuottavassa työssä. Tarkoittaen, että kaikki yrityksen työntekijät eivät tee työtä, josta voidaan asiakasta laskuttaa. Hyvänä esimerkkinä esimerkiksi asiakaspalvelu. Optimaalisessa maailmassa ohjelmat ja palvelut ovat tehty niin hyvin, ettei poikkeustilanteita tule, sekä käyttöönotto on osattu tehdä siten, ettei asiakkaan palvelun käyttöönotossa jää mitään epäselvää. Hyvänä esimerkkinä kuluttaja puolelta käytännössä kaikki tuotteet ovat sellaisia, että asiakas ottaa itse ostamansa tuotteen käyttöön (tuotteen mukana toimitetaan manuaalit) ja tuote kestää sen, mitä sille on myönnetty takuuta. Mikäli tuotteen myyneellä yrityksellä ei ole mitään ilmaista palautusta tietyn ajanjakson aikana, ei periaatteessa yrityksellä tarvitsisi olla asiakaspalvelijoita, vaan ainoastaan myyjiä ja tuotteen valmistajia.

Edellisen esimerkin perusteella on helppo nähdä, että toinen asiakas maksaa toisen asiakkaan kirjanpidon. Mikäli kirjanpidon hinta on laskettu 100€ per asiakas, se asiakas, joka ei ota yhteyttä, eikä omaa mitään muitakaan eritystarpeita, on paljon kannattavampi kuin asiakas, joka taas soittaa joka viikko. Yksi vaihtoehto on laskuttaa näistä puheluista, mutta tämä syö asiakassuhdetta ja osasta yhteydenotoista on vaikea määritellä, kuuluisiko sitä laskuttaa, vai onko se vain epäkohta palvelussa.

Kun asiakkaita on tuhansia, on paljon todennäköisempää, että ei toivottuja yhteydenottoja tulee enemmän. Tämä johtaa väistämättä palvelun suurempaan hintaan ja/tai huonompaan palveluun. Toisille asiakkaille tämä voikin olla hyvä, mutta osalle ei. Mikäli yritys on vielä pörssiyhtiö, muuttuu tilanne entisestään.

 

Suuret tilitoimistot

Osa tilitoimistoista on jo pörssiyhtiöitä. Nopealla vilkaisulla huomaa, että nämä ovat pörssissä todella ylihinnoiteltuja (ainakin oppikirjojen mukaan). P/E luku (price per earnings) on 50 tuntumassa, joka tarkoittaa, että osakekohtaisella tuloksella kestäisi 50 vuotta saada osakkeen hinta takaisin. P/E luku kertoo siis yrityksen arvostuksesta. Historiallisesti 7 on pidetty hyvänä P/E lukuna, mutta tällä hetkellä 16 on pörssi keskiarvo eli alle 16 P/E luvun omaavat ovat edullisempia, kuin keskimäärin. Yritykset ovat siis yliarvostettuja pörssissä tällä hetkellä, mutta näissä yrityksissä arvo perustuukin tulevaisuuden näkymään. Kun yrityksellä menee hyvin, enemmän ihmisiä haluaa osallistua. Tässä tullaankin ongelmaa: Tilitoimistojen täytyy kasvaa.

-isot yritykset joutuvat laskuttamaan kaikki tunnit, koska katteet on saatava ylös (mahdolliset sijoittajat)

-tilitoimistojen arvo nojaa vahvasti tulevaisuuden näkymissä

-tilitoimistot ylihinnoitellaan myytäessä

 

Tilitoimistojen hintalaskurit

Kuten aikaisemmassa kirjoituksessani Miksi kirjanpidonhinta eroaa todellisuudesta totesin, käyttävät tilitoimistot yleensä jotain laskuri hinnan muodostamiseksi, vaikka mitään todellista perustetta tälle ei ole. Yksi myyntilasku kirjanpitoon maksaa saman verran kuin 1000, kun laskut viedään automaattisesti (toki laskujen lähettämiselle on omat kustannukset, mutta tilitoimistot laskuttavat nämä usein miten asiakkaalta vielä katteella). Tämä on yksi tapa yrittää saada parempi hinta samasta työstä. Sitten on vielä nämä alkaen hinnat, joissa kuukausihintaan kuuluu tiettymäärä tositteita, tilitapahtumia tai kirjanpidon vientiä. Uudet yritykset eivät tiedä välttämättä, mitä näillä edes on eroa.

 

Mitkä yritykset tarvitset erityisosaamista?

Kaikki yritystoiminta on myymistä ja ostamista yksinkertaisuudessaan riippumatta toimialasta. Pienillä yrityksillä nämä ovat yleensä paljon pienempiä ja suoraviivaisempia, kuin suuremmilla. Ostot tehdään omalla rahalla ja myynnissä ei ole pitkiä maksuehtoja, joihin liittyisivät rahoituslaitokset.

Toimialakohtaisia tilitoimistoja on siitä syystä, että osassa toimialoista on käytäntöjä, jotka tuntemalla yritys säästää rahaa. Osa yrityksistä taas tekee paljon ulkomaankauppaa ja valmistaa omia tuotteita varastoon tai heti myytäviksi. Tällaisissa tapauksissa on luonnollista, että asiat halutaan menevän oikein, eikä rahalla ole niin väliä. 

Muut pienemmät yritykset haluavat myös, että kaikkiin osataan vastata, mutta todellisuudessa kysymykset liittyvät yksinkertaisiin verotusasioihin, joihin pienetkin toimistot osaavat vastata. Moneen asiaan löytyy myös verohallinnon lausunto, jotka täydentävät lakia. Näiden etsiminen ei ole erityisen vaikeaa, mutta voi olla aikaa vievää.

 

Pienen tilitoimiston edut

Pienemmissä yrityksissä tulosvastuu on yleensä ainoastaan omistajalla ja tämä näkyy hänen palkassaan. Mikäli sen hetkinen tilanne on omistavalle taholle hyvä, ei ole mitään syytä aggressiivisesti etsiä tapoja lisätä tuloja tai karsia menoja. Isoissa yrityksissä on yleensä paljon omistajia, joista jokaisella on oma näkemyksensä riittävästä taloudellisesta tilanteesta. Asiaa monimutkaistaa entisestään, mikäli omistajat eivät työskentele yrityksessä. Tällöin asiakas joutuu maksamaan heidän vaatimansa tuloksen, ilman varsinaiseen työskentelyyn osallistumatta. Pörssiyhtiöissä joudutaan asiat tekemään sijoittajien näkökulmasta, jotta yrityksen arvo pysyy mahdollisimman hyvänä, ja tämä tarkoittaa tulojen kasvattamista ja menojen karsimista. Pörssiyhtiöissä lähtökohtaisesti jokainen kulu on pystyttävä selittämään ja mikäli ei pystytä, se karsitaan.

Suurissa yrityksissä täytyy olla paljon henkilöstöä valvomaan työntekoa ja olemaan välikätenä johtoportaan ja työntekijöiden välissä. Tämä luonnollisesti lisää kuluja. Toki suurilla yrityksillä on suurempi volyymi, mikä itsessään ajaa hintaa alaspäin, mutta suurten yritysten omakustannushinta on suurempi.

Pienemmät yritykset ovat lähtökohtaisesti paljon joustavampia niin hinnoittelun, kuin palvelunkin suhteen. Pienissä yrityksissä asioista päättävä henkilö tulee nopeammin vastaan, kuin suuremmissa esim. tilitoimisto, joka työllistää 4 henkilöä, on näiden 4 henkilön esimies todennäköisesti yrityksen omistaja. Kun taas suuremmissa 50 henkilön yrityksessä, saattaa olla 2 tai 3 porrasta ennen ylintä johtoa. Toinen joustavuutta lisäävä tekijä on yrittäjän itsensä joustaminen. Siinä missä työntekijää ei pystytä sitomaan yritykseen aamusta iltaan, on yrittäjä todennäköisesti aina tavoitettavissa. Yrittäjän ei myöskään tarvitse laskuttaa jokaisesta puhelusta tai sähköpostista, vaan oman harkintansa mukaan voi joustaa omasta vapaa-ajastaan.

Pienet yritykset ovat yrittäjiensä näköisiä, kun taas isommat yritykset ovat tasalaatuisempia. Pienelle yritykselle jokainen asiakas on tärkeä, koska jokainen asiakas lisää omistajien toimeentuloa, suuremmissa johdon ja työntekijöiden palkat ovat samat, riippumatta jokaisesta pienestä asiakkaasta.

Pieni tilitoimisto on siis yleensä:

-Edullisempi

-Joustavampi

-Henkilökohtaisempi

 

Entä jos pieni tilitoimisto ei osaa vastata?

Pienellekin yritykselle voi tulla hyvin poikkeava tarve omassa kirjanpidossaan, joka vaatisi osaamista, jota pienellä tilitoimistolla ei ole. Tällaisissa tilanteissa kyseessä on yleensä aina erikseen laskutettava veroneuvonta, sillä pienikään tilitoimisto ei voi tehdä ilmaista työtä jatkuvasti. Tällaisissa tilanteissa pieni tilitoimisto ostaa palvelun toiselta toimijalta (yleensä halvemmalla kuin asiakas ostaisi) ja veloittaa sitten oman tuntityön pohjalta. Esimerkiksi asiakas kysyy kysymyksen, johon tilitoimisto ei osaa vastata. Tämän jälkeen tilitoimisto todennäköisesti yrittää nopeasti löytyy tiedon itse. Jos tieto ei löydy nopeasti vaan vaatii enemmän selvittelyä (joko verottajalta kysymistä tai alihankintana), ilmoittaa tilitoimisto asiakkaalle tämän olevan erikseen veloitettavaa työtä josta veloitetaan 65€/h. Tämän jälkeen tilitoimisto joko selvittää asian itse tai ostaa palvelun asiantuntijalta, joka veloittaa vaikka 55€/h. Asiantuntija laskuttaa tilitoimistoa 2h tehdystä työstä 110€. Tämän jälkeen tieto välitetään asiakkaalle jolta laskutetaan 2h 130€. Pieni tilitoimisto on tämän jälkeen saanut lisää tietoa, jota pystyy myymään vastaavassa tilanteessa jollekin toiselle.

 

Miksi suurempi tilitoimisto?

Suuremmissa tilitoimistoissa on todella laaja osaaminen ja yleensä myös paljon erikoistumista. Jotkin toimialat vaativat erityisosaamista, toki tämä näkyy hinnassa. Myös palveluita on laajasti tarjolla. On konsernilaskentaa, veroneuvontaa, lakiosaamista ja vaikka mitä. Nykypäivänä tosin ohjelmat ovat täysin samat (riippuen toimijasta), joten ohjelmien osalta kattavampaa palvelua tuskin on.

-Laajempi osaaminen

-Luotettava

-Mukautuva

Isommat yritykset ovat luotettavampia, koska yritys on todennäköisesti vakiinnuttanut asemansa markkinoilla ja näinollen suuretkaan muutokset toiminnassa tuskin kaatavat yritystä.

Mukautumisele tarkoitan, että suuremmat tilitoimistot tarjoavat yleensä paljon erilaisia vaihtoehtoja niin ohjelmistojen, kuin palveluiden osalta. Esimerkiksi yhdistyksellä saattaa olla arvolisäverotonta, että arvonlisäverovelvollista toimintaa, eikä välttämättä ole halua tehdä käytännössä mitään taloushallintoon liittyvää. Pienemmällä tilitoimistolla ei välttämättä ole mahdollista ole ottaa tällaista asiakasta, koska tämä veisi enemmän aikaa kuin vapaata kapasiteettia olisi ja uuden henkilön palkkaaminen voi kestää tai tätä ei haluta tehdä. Suuremmat tilitoimistot tarjoavat yleensä useita eri ohjelmistoja asiakkaiden toiveiden mukaan. Harvassa ovat tilitoimistot, jotka käyttävät omia ohjelmiaan, vaan melkein kaikki vuokraavat nämä ohjelmistot. Koska ohjelmistoilla on kuluja, ei pienen tilitoimiston kannata tarjota useaa eri vaihtoehtoa.

 

Kuukausihinnalla myytävä kirjanpito ei ole kirjanpidon hinta

Nopealla katsauksella yksikään kiinteään hintaan mainostavat yritys ei olekaan kiinteähintainen. Tässä mielessä eCount palvelun kirjanpidon hinta ei ole täysin kiinteä, sillä hintaan vaikuttavat ostolaskujen ja myyntilaskujen määrä, koska näistä syntyy tapahtumamaksuja. Asia voitaisiin kiertää niin, että operaattori veloittaisi suoraan asiakasta, mutta tämä tekisi asioista monimutkaisempia, ja tärkeimpänä tilitoimistoilta jäisi mahdollisuus laskuttaa kate tähän päälle. Harva tietää paljonko verkkolaskun vastaanottaminen ja lähettäminen maksaa.

Kuukausihinnalla mainostettavat kirjanpidot pitävät sisällään yleensä myös tietyn määrän tositteita/myyntilaskuja/ostolaskuja/tilitapahtumaa ja silti veloittavat lisäksi tapahtumamaksut.

Yksikään kiinteäänhintaan kirjanpitoa mainostava yritys omalla etsimisellä, ei tarjonnut oikeasti kiinteäänhintaan kirjanpitoa. Kaikissa oli jokin seuraavista ongelmista:

-Hinta/hinnasto ei ole näkyvissä verkkosivuilla, joten kiinteähinta voi olla jokaiselle asiakkaalle eri, riippuen liikevaihdosta tms.

-Hinnastoissa ei mainintaan, mitä tapahtumatmaksut maksavat.

-Hinnat ovat alkaen-hintoja, eivätkä kerro, paljonko myynti- ja ostolaskut maksavat.

-Liikevaihtoon sidottu. Liikevaihto ei kerro mitään kirjanpitoon käytetystä ajasta, eikä suurempi liikevaihto tee yrityksestä vaikeampaa asiakasta.

-Tosite määrällä rajattu kuukausihinta. Onko Alv kirjaus laskettava tosite?

Suurimmassa osassa tapauksissa luetellaan kyllä, mitä kaikkea kuuluu palveluun, mutta lisätietojen saamiseksi täytyisi ottaa ensin yhteyttä. Tämä varmasti siitä syystä, että tällä saadaan yhteydenotto, joka parantaa prospektien konvertoitumista asiakkaiksi. Mieleen tulee myös mahdollisuus, jossa pyritään piilottamaan nämä kulut täysin ja käyvät ilmi sitten ainoastaan allekirjoitetusta sopimuksesta.

 

Miksi yritykset tekevät näin

Suurin syy on raha. Tilitoimistoissa ollaan tultu pisteeseen, jossa hintoja on helppo vertailla ja suurin osa pienistä yrityksistä tekee päätöksensä tämän hinnan perusteella. Suuri tilitoimisto voi peruspalvelua tarjota samaan hintaan kuin pienempi. Erot tulevat sitten kaikesta ylimääräisestä.

Tapahtumamaksujen osalta kyseessä on enemmänkin tapa, mutta myös se on katsottu helpoksi tavaksi saada lisätuloja ilman mitään työtä. Jos laskuja tulee ja lähtee 20 kuukaudessa, ei tästä pahimmillaan tule kuin 20€ lisäkulu verrattuna 0 kappaleeseen. Todellisuudessa hyvin harvalle yritykselle on väliä maksaako taloushallinto ja kirjanpito 100€ vai 200€ kuukaudessa, jos hommat pelaavat. Tärkeintä yrityksille onkin saada yritys asiakkaaksi ja tehdä tämä tyytyväiseksi palveluilla. Tämän jälkeen hinnoilla ei ole juurikaan merkitystä.

 

Miten valita tilitoimisto?

Tilitoimiston valinnassa tulee ensin kartoittaa omat tarpeet. Pienet ja vastaperustetut yritykset eivät välttämättä tiedä, mitä kaikkea tarvitsevat nyt ja tulevaisuudessa, joten näissä kannattaakin aina tutustua erilaisiin vaihtoehtoihin.

Seuraavien kysymysten kautta voi miettiä:

Onko toimialalla mitään erityistarpeita?

Onko yrityksellä mitään erityistarpeita?

Mitä palveluita on jo käytössä?

Mitä palveluita kaivattaisiin lisää?

Mitkä ovat yrityksen tulevaisuuden tavoitteet?

 

Yksin yleisimpiä virheitä on valita alkuun se halvin tilitoimisto ja tämän jälkeen pettyä palveluun. Tämän jälkeen vaihtaminen uuteen vie aikaa, vaivaa ja maksaa. Tiedot eivät siirry ilmaiseksi järjestelmien välillä.

Kirjanpitoa saa kaikkialta, yrityksen täytyy miettiä, mikä tilitoimisto tukee parhaiten omaa toimintaa. Joillekin se voi olla hinta, ohjelmien laajuus, kehittymismahdollisuus, henkilökohtaisuus, jokin erikoisosaaminen.

Nykypäivänä ei ole kovinkaan järkevää hajauttaa ohjelmistoja. Pahimmillaan taloushallinto, työajanseuranta ja asiakkuudenhallinta voivat kaikki olla eri ohjelmista, jolloin näiden tietojen yhdistäminen vaatii paljon enemmän vaivaa (joko tietoja siirretään manuaalisesti tai sitten maksetaan jostakin rajapinnasta). eCountilla saat kaiken mahdollisen yritystoimintaasi. Mahdollisia ovat niin verkkokauppa, kuin asiakkuudenhallinta. Kun kaikki tiedot löytyvät yhdestä järjestelmästä, säästyy aikaa ja vaivaa. Katso, mikä kaikki on mahdollista!