Mitä kirjanpito maksaa?

Kirjanpidon hinta mietityttää monia. On tärkeä saada valittua se tilitoimisto, jossa omat tarpeet ja hinta kohtaavat. Jos olet saanut tarjouksia tilitoimistoissa, voit nopeasti huomata, että hinnat eivät aina täsmää omaan ajatukseen hinnasta. Usein puhutaan noin 100€ kuukausihinnasta, mutta vaikka tämä onkin hyvä lähtökohta, ei se useinkaan pidä paikkaansa. Kuukausimaksu saattaa olla juuri tämä 100€, mutta tähän tulee päälle vielä esimerkiksi avaus- ja tapahtumamaksut. Mikäli toiminnassa syntyy paljon ostolaskuja, on näiden ostolaskujen hinta juuri se, mihin pitäisi kiinnittää huomiota. Usein tilitoimistoissa voidaan myös jaotella erikseen ohjelmat ja itse kirjanpito, jolloin voidaan käyttää alkaen-hintoja verkkosivuilla. Käymme läpi oikean elämän esimerkin, kuinka kirjanpidon hinta on paljon kuviteltua suurempi. 

Tilitoimiston kirjanpidon kulut

Ennen kuin voidaan määrittää hinta asiakkaalle täytyy tietää, mitä tuote maksaa myyjälle. Suurimmat kulut tilitoimistoissa ovat:

  • Henkilöstö
  • Ohjelmat
  • Tilavuokra

Taloushallintoliiton mukaan yksi kirjanpitäjä hoitaa keskimäärin 27 asiakasta (lähde), pyöristetään tämä hieman ylöspäin ja sanotaan 30 asiakasta per kirjanpitäjä. Kirjanpitäjän keskipalkka palkkavertailun mukaan on 2578€, mutta suurimpien tilitoimistojen kohdalla noin satasta pienempi (lähde), lisäksi työnantaja maksaa palkasta sivukuluja, joten arvioidaan työnantajan kustannukseksi 3000€ kuukaudessa. Jos nämä luvut jakaa keskenään, saadaan yrityksen kuluksi per asiakas 3000/30 = 100€.

Ohjelmat maksavat jonkin verran ja ne vaihtelevat riippuen asiakkaan tarpeista. Oletetaan, että tilitoimisto vuokraa ohjelmistot toiselta yritykseltä ja kaikille asiakkaille tulee käyttöön samat ominaisuudet. Tällöin voidaan arvioida perus kirjanpidon ohjelmien hinnan olevan 50€ per kuukausi.

Tilavuokrat vaihtelevat hyvin paljon sen mukaan, missä yritys päättää pitää toimistoaan. Isot yritykset voivat vuokrata kokonaisen kerroksen ja saada määräalennuksen. Etsimäni perusteella 20 työntekijää vetävä toimisto Helsingissä kehä 1:n vierestä maksaa noin 2400€/kk. Tästä saadaan kustannus 2400/20 = 120€.

Näistä luvuista voidaan jo nähdä, miksi kirjanpito on usein hyvin kallista. Näiden hintojen päälle tulevat yrityksen tarvitsema kate. Kertomalla kulut kahdella, saadaan kirjanpidon vertailuhinnaksi 540€ kuukaudessa sisältäen ohjelmat.

Kuinka verkossa oleva kirjanpidon hinta on tätä halvempi?

Yllä oleva esimerkki on isomman yrityksen vaatimasta kirjanpidosta, jossa kirjanpitäjä käyttää aikaansa laskujen tarkistamiseen ja/tai syöttämiseen. Todellisuudessa pienten yritysten kohdalla tätä ei tarvita, vaan laskuttava yritys itse tarkastaa omien laskujensa oikeellisuuden ja ohjelma hoitaa automaattisesti tiedot kirjanpitoon. Kirjanpitäjän tehtäväksi jää tässä tapauksessa ainoastaan tietojen tarkastaminen. 

Tästä syystä useimmat yritykset, kuten eCount, pystyvät myymään edullisella kuukausihinnalla kirjanpitoa. Kun yhtä kirjanpitäjää kohti olevien yritysten määrä saadaa riittävän suureksi, voidaan laskuista poistaa sekä palkka, että tilavuokrat. Tällöin ainoa tilitoimiston kustannus per asiakas on ohjelmat ja tapahtumat, joista alempana lisää.

Kirjanpidon alkaen hinta

Alkaen-hintojen ongelmat

Alkaen-hintojen suurin ongelma on se, että kuukausihintainen kirjanpito sisältää vain tietyt asiat. On tärkeä selvittää, mitä hinta siis oikeasti kattaa. Esimerkiksi tilinpäätös ei useimmiten kuulu hintaan, vaan tämä tehdään yleisesti tuntihinnoitteluna. Jotkut veloittavat vielä tästä korkeampaa hintaa, kuin mitä normaalista kirjanpidon selvittelytyöstä. 

 Yritykselle myytävät kirjanpidon piilokulut

Tilitoimistolle aiheutuu kuluja myös asiakkaan tekemistä ja vastaanottamista verkkolaskuista. Onkin luonnollista siirtää nämä kulut asiakkaalle, sillä kuukausittaisten laskujen määrän arvioiminen voi olla erittäin hankalaa. Yritykset kuitenkin lisäävät näihin transaktiokuluihin yleensä myös katetta, jolloin verkkosivuilla voi lukea edullinen kuukausihinta. Transaktiokulut voivat olla 0,20€-0,40€ per lasku, mutta monet yritykset veloittavat näistä 0,40€-0,90€ per lasku. Se 40€ kuukaudessa maksava kirjanpito ei siis välttämättä ole se halvin vaihtoehto, jos tämän lisäksi on paljon laskuja, jotka kustantavat 0,80€ per lähetys ja vastaanotto. Tämä kannattaa ottaa huomioon etenkin siinä tapauksessa, että yrityksen on tarkoitus kasvattaa toimintaa.

Kirjanpidon hinta vaihtelee asiakkaan mukaan

Monet tilitoimistot eivät pidä hintojaan näkyvillä verkkosivuillaan, tai jos pitävät, hinnat ovat alkaen-hintoja. Tämä on siitä, että toisin kuin kuluttajakaupassa, yrityksille voidaan yrittää myydä sama palvelu kalliimmalla kuin jollekin toiselle. Toki tähän löytyy oikeita syitä, kuten palveluiden räätälöinti asiakkaiden tarpeisiin, mutta yleistän seuraavaa esimerkkiä varten. Käydään läpi oikean elämän esimerkkitapaus: yritys A on vuokrannut taloushallinnon ohjelman yritykseltä B ja kirjanpidon suorittaa ulkopuolinen yritys C. Yritys B lähestyi yritys A:ta tarjotakseen ohjelmien lisäksi myös kirjanpidon, jotta yritys A voisi säästää rahaa, kun ohjelmat ja kirjanpito tulisivat samasta yrityksestä. Puhelimitse luvattiin edullista hintaa ja määräalennusta. Tästä pyydettiin tekemään tarjous sähköpostiin:

Kirjanpidon todellinen hinta

Kyseisen yritys tarjoaa kirjanpitoa verkkosivuillaan, jonka hinnaksi ilmoitetaan 499€/KK sisältäen 50 palkkalaskelmaa. Yritys A:n liikevaihto on noin 200 000€ luokkaa.

Yllä oleva tarjous on hyvä esimerkki siitä, kuinka kirjanpito ja ohjelmat maksavat erikseen. Tämän lisäksi jokaisesta ostolaskusta veloitetaan 0.89€, vaikka niiden aiheuttamat kustannukset ovat todennäköisesti huomattavasti pienemmät. Miksi? Koska suurimmalla osalla yrityksistä ei ole tietoa tästä. Mikäli tästä oltaisiin avoimia, ei tätä lisäkatetta pystyttäisiin veloittamaan.

Kirjanpidon lisätöiden hinta

Samassa tarjouksessa voidaan myös huomata, kuinka eri töillä on hyvinkin eri hinnoittelu, vaikka todellisuudessa sama henkilö hoitaisikin kaikki työt.

Kirjanpidon hinta tulisi viestiä avoimemmin 

Hinnoittelun avoimuus luo luottamuksen. Kun kaikki maksavat palvelusta saman verran, ovat asiakkaat tasa-arvoisessa asemassa.

Kun kaipaat avoimempaa hinnoittelua, tutustu hinnastoomme, jossa on selkeästi ilmoitettu tapahtumamaksujen ja palveluiden hinta.